Documentar as fontes (I)

Vai encontrar muitos actos que terá de inserir no Ancestris. Cada acto encontrado vai enriquecer a sua genealogia com indivíduos, eventos, fontes ou notas.

Esta página ajudará a saber como inserir um registo utilizando fontes e repositórios.

Importância de documentar as fontes

Qualquer que seja a origem, todo o bom genealogista deve mostrar as suas fontes: não há uma boa genealogia sem fontes.

As informações que constituem fontes para uma genealogia podem ser o resultado de:

• investigação pessoal (registo civil, notários, cemitérios, arquivos diversos, etc.);
• partilha com outros genealogistas;
• recolha de informação oral;
• estudo de documentos familiares.

Mesmo que a fonte que possui não seja a melhor ou definitiva, apoia necessariamente a existência de um indivíduo ou de uma fonte de informação. Esta será a sua fonte e tentará manter-se a par da origem da sua informação, mesmo que mais tarde encontre uma fonte melhor.

Fontes e repositórios

Uma fonte é assim uma transcrição original sobre um suporte, que torna possível justificar a informação introduzida numa genealogia. Por exemplo, um registo paroquial, um registo de estado civil, um registo paroquial, um livro de registo familiar, uma lápide, um vídeo, um ficheiro áudio.

Além disso, qualquer fonte deve poder ser associada a um repositório.

Um repositório é o local de armazenamento físico ou electrónico, o sítio geográfico, contendo o referido suporte original (câmara municipal, arquivos distritais, cemitério, endereço pessoal, etc.) ou o sítio Internet (dos arquivos distritais de um determinado departamento).

Que ordem de entrada no Ancestris

Uma fonte está contida num repositório.

No Ancestris e na norma Gedcom, as entidades Fonte estão contidas nas entidades Repositório.

É no momento do preenchimento da fonte que o repositório é preenchido, o qual deve portanto existir nesse momento. Logo, faz mais sentido criar o repositório antes de criar a fonte.

No entanto, esta referência ao repositório é opcional. Pode, por conseguinte, criar o repositório quando precisar dele durante a criação da fonte, ou mais tarde.

Os editores permitem-lhe assim inserir as entidades em qualquer ordem que deseje. Na prática, nas suas pesquisas e nos seus procedimentos de introdução de dados, é mais habitual introduzir os contentores antes dos conteúdos, especialmente porque o mesmo repositório será utilizado para várias fontes.

Onde gravar o acto e o registo?

Se a criação do indivíduo for através da criação da entidade Indivíduo de uma forma óbvia, tem uma escolha para Fonte e Depósito.

Aqui estão de facto os muitos locais onde podemos colocar as coisas na norma Gedcom e, portanto, no Ancestris:

1. Numa propriedade fonte, para um determinado evento de um indivíduo ou família: trata-se de dados não partilhados.  Não podem ser referenciados por outro evento. Pode haver vários para o mesmo evento. Cada ligação inclui a seguinte informação:
   • ligação com uma fonte:
     • a página na fonte - Etiqueta PAGE
     • a credibilidade da fonte, numa escala de 0 a 3 - etiqueta QUAY:
       • 0 = Não fiável ou dados resultantes de estimativa;
       • 1 = Subjectiva (entrevistas, declaração oral, possível favorecimento, autobiografia, etc.);
       • 2 = Fonte em segunda mão, dados oficiais comunicados após o evento;
       • 3 = Fonte directa, oficial e instantânea em relação ao evento;
     • a transcrição do texto fonte - etiquetas DADOS e depois TEXT;
     • ligações a ficheiros multimédia - etiqueta OBJE
     • o tipo de evento citado na fonte (pode ser diferente do evento do indivíduo a que está ligado) - etiqueta EVEN .
2. Numa entidade Fonte: é um dado partilhado por vários eventos. Pode conter as seguintes informações:
   • o título da fonte, em versão longa e em versão curta - etiquetas TITL e ABBR;

   • a transcrição do texto - Etiqueta TEXT;

   • ligações a ficheiros multimédia - etiqueta OBJE;

   • ligações a repositórios onde podem ser encontradas - etiqueta REPO;

     • para cada uma, as referências no arquivo, a cota (pode haver várias) - etiqueta CALN;

       • e para cada referência, o tipo de suporte da fonte (áudio, livro, cartão, electrónico, cartão, filme, revista, manuscrito, jornal, fotografia, campa, vídeo) - etiqueta MEDI;

   • os tipos de eventos que contém e para cada um os seus local e período - etiqueta DATA/EVEN/DATE, DATA/EVEN/PLAC;

   • o agente responsável - etiqueta DATA/AGNC;

   • o autor que a criou - etiqueta AUTH;

   • informação sobre a publicação (quando e onde) - etiqueta PUBL.

3. Numa entidade Repositório: é um dado partilhado por várias fontes.Pode conter várias peças de informação:
   • o nome do repositório - etiqueta NAME;
   • endereço físico - etiqueta ADDR;
   • endereço Internet - WWW;
   • um contacto (telefone, e-mail, fax) - etiqueta PHON, EMAIL, FAX.

Defendemos um princípio de eficiência, que é o de armazenar informação em dados partilhados se esta puder ser utilizada para vários eventos, ou em dados não partilhados se só puder ser utilizada para um único evento, seja de um indivíduo ou de uma família. Consulte a página de informação partilhada para mais detalhes.

Para a fonte, é tanto mais relevante quanto inclui texto que muitas vezes é longo de transcrever. Está fora de questão inseri-lo várias vezes. Além disso, este texto pode ser armazenado em dois locais diferentes.

E agora, uma primeira pergunta: onde colocar uma certidão de casamento e o texto da sua transcrição?

O princípio da eficácia diz-nos que é mais prudente introduzir um registo de casamento numa entidade fonte do que numa propriedade fonte.

O registo do casamento pode ser uma fonte de informação sobre vários eventos. O do casamento dos cônjuges, claro, mas também nos informa frequentemente sobre a existência de outros indivíduos, potencialmente sobre o seu nome, data e local de nascimento. A ausência de um familiar de um dos cônjuges pode também dar-nos pistas sobre as datas de óbito.

Há, portanto, vantagens em inserir um registo de casamento numa fonte partilhada, ou seja, numa entidade Fonte:

• a fonte partilhada e o seu texto só são inseridos uma vez;
• a fonte partilhada pode ser referenciada mais tarde por qualquer outro evento na genealogia;
• a fonte partilhada está acessível a partir da tabela de entidades directamente legíveis.

E a questão seguinte é: mas então, onde se insere o registo que contém o acto?

De acordo com a norma Gedcom, o registo é em vez disso inserido numa fonte e a certidão de casamento é uma página do registo, que é bastante naturalmente inserida numa propriedade fonte. Mas então o nosso princípio de informação partilhada já não funciona.

Por outro lado, a norma encoraja-nos a colocar um cemitério como repositório e uma sepultura como fonte. Se um cemitério é um repositório, porque é que um registo não seria um repositório? Não é simples, porque na vida real, as fontes de informação não são apenas armazenadas em 2 níveis partilhados.

As escolhas possíveis

Aqui estão algumas soluções possíveis observadas na prática para o exemplo acima. Pode haver outras.

Considerações sobre a escolha 1

• A informação útil da propriedade de origem é a credibilidade;
  • esta informação só pode estar no evento porque indica a credibilidade da fonte para justificar o evento, não a credibilidade da fonte como tal.
• A indicação dos números de página ou de acto aparecerá na referência do registo e não na página do lado do evento, ou no título da fonte;
  • de facto, se indicar vários repositórios para uma fonte (que então estaria obviamente em formas diferentes e com o mesmo conteúdo), o número de página ou de acto já não faz sentido para várias referências de repositório ao mesmo tempo.

Considerações sobre a Escolha 2

• Quando o registo é uma fonte, o texto e a multimédia vão claramente para o lado do evento.
• O número da página faz sentido do lado do evento.
• O único local para inserir o título do acto é no texto da fonte.

Como decidir? Analisando quantos eventos terá, em média, para anexar ao mesmo acto e quantos actos terá no mesmo registo.

Quanto mais próxima a proporção for de 1, mais coisas terão de ser colocadas no mesmo local e quanto maior a proporção, mais coisas terão de ser separadas.

• Se pensa que tem muitos eventos para o mesmo acto, deve separar o acto do evento, caso contrário passará o seu tempo a dactilografar o mesmo acto muitas vezes.
• se pensa que tem muitos actos no mesmo registo, mais terá de separar o registo dos actos. Também pode ser interessante neste caso unir o registo com o repositório, mas tudo depende se tiver muitos registos para o mesmo repositório.

A nossa recomendação é favorecer a informação partilhada ao nível dos actos, por isso escolha a opção 1. Isto é o que o editor Cygnus faz. Os outros dois editores permitem-lhe fazer as escolhas que deseja.

Generalizando, pode ser útil fazer este tipo de tabela recapitulativa para todos os tipos de fontes e repositórios que encontrar.

Associação de uma fonte a um repositório

Como mencionado acima, pode-se criar uma fonte e depois um repositório, neste sentido, ou no outro. A criação de entidades não está aqui documentada. Isto pode ser feito a partir dos 3 editores, do menu contextual e da barra de edição do Aries.

Exemplo para criar um repositório com o menu contextual a partir de qualquer entidade:

Criação de um repositório a partir da barra de botões do Aries:

O mais importante é a associação entre ambos. Existem várias soluções, dependendo do editor utilizado.

A partir do editor Cygnus

A partir do Cygnus, quando estiver a editar uma fonte, clique no botão Repositório, no canto inferior direito.

Este botão só está disponível se uma fonte estiver de facto a ser editada.

Um clique neste botão abre a janela para escolher um repositório, existente ou criar um novo:

Nesta janela, o conteúdo do repositório seleccionado do lado direito é apenas aquele que está seleccionado na parte superior esquerda.

A lista do meio é a lista de fontes que utilizam o repositório.

Os dados do fundo são a referência no repositório para a fonte que está a ser editada, ou seja, aquela em que clicou. Neste editor só se pode colocar uma referência.

A partir do editor Aries

A partir do Aries, ao editar uma fonte, quer directamente de uma entidade fonte ou da fonte de um evento, escolha o separador Repositório e clique num dos dois botões realçados a amarelo.

No caso do botão Ligar, aparece uma lista de repositórios, basta escolher um. No caso de um novo repositório, verá a seguinte janela:

A partir do editor Gedcom

A partir do Gedcom, vá até à entidade Fonte, depois clique com o botão direito do rato em qualquer sítio no painel superior do editor Gedcom e escolha Adicionar propriedade à entidade ou nova entidade e depois Adicionar um repositório.

Verá a janela seguinte, seja para criar um novo repositório, seja para escolher um existente:

Suponha que opta por criar um novo repositório, vem parar a esta janela, para, por exemplo, preencher o endereço.

Se voltar à entidade anterior, ou seja, a entidade fonte, clicando na seta da esquerda na barra de navegação, verá que o repositório foi adicionado.

As referências do repositório são adicionadas clicando com o botão direito do rato na linha REPO e escolhendo "Adicionar propriedade directamente", depois CALN:

Mais uma vez, clique direito em CALN para adicionar MEDI. Obtém-se o seguinte resultado:

Aí está. Podemos notar de passagem as diferenças de eficiência e transparência dos editores.