Dokumentuj swoje źródła

Będziesz zbierać wiele dokumentów urzędowych (akty, akty notarialne), które będziesz musiał wprowadzić do Ancestris.

Każdy zapis, który znajdziesz, wzbogaci Twoje drzewo genealogiczne o osoby, wydarzenia, źródła lub notatki.

Ta strona pomoże Ci dowiedzieć się, jak wprowadzać akta używając źródeł i repozytoriów.

Znaczenie dokumentowania źródeł

Bez względu na pochodzenie, każdy dobry genealog musi wyświetlać swoje źródła: nie ma dobrej genealogii bez źródeł.

Informacje, które stanowią źródła dla genealogii, mogą pochodzić z:

• badania własne (stan cywilny, notariusze, cmentarze, różne archiwa itp.)
• wymiany informacji z innymi genealogami
• zbierania informacji ustnych
• analizy dokumentów rodzinnych

Nawet jeśli źródło, które masz, nie jest najlepsze lub nie jest ostateczne, to i tak opierasz istnienie osoby lub faktu na źródle informacji. To będzie Twoje źródło i będziesz śledzić, skąd pochodziła Twoja informacja, nawet jeśli później znajdziesz lepsze źródło.

Źródła i Repozytoria

Źródło to oryginalna transkrypcja na nośniku, która pozwala uzasadnić informacje wprowadzone do genealogii. Na przykład, rejestr parafialny, tabela dziesięcioletnia, akt stanu cywilnego, akt z rejestru parafialnego, księga rodzinna, nagrobek, wideo, plik audio.

Dodatkowo, każde źródło musi być powiązane z repozytorium.

Repozytorium to miejsce przechowywania nośnika, fizyczna lub elektroniczna lokalizacja, zawierająca dany nośnik (urząd gminy, archiwa departamentalne, cmentarz, adres budynku itp.) lub strona internetowa (archiwa hrabstwa w danym regionie).

Jak zorganizować informacje w Ancestris

Źródło zawarte jest w repozytorium

W Ancestris i standardzie Gedcom, wpisy Źródło są zawarte w jednostkach Repozytorium.

Repozytorium jest wypełniane podczas wprowadzania źródła. Repozytorium musi istnieć w tym czasie. Dlatego bardziej sensowne jest stworzenie repozytorium przed stworzeniem źródła.

Jednak odniesienie do repozytorium jest opcjonalne. Możemy zatem stworzyć źródło i repozytorium w momencie, gdy będziemy tego potrzebować podczas tworzenia źródła lub później.

Edytory w Ancestris pozwalają na wprowadzenie wpisów w dowolnej kolejności. W praktyce, w badaniach i procedurach wprowadzania danych, częściej wprowadza się pojemniki przed zawartością, zwłaszcza że to samo repozytorium może być używane przez kilka źródeł.

Gdzie przechowywać akt i rejestr?

Akt w źródle, czy akt w osobie?

Jeśli stworzenie wpisu jest dość proste, to znaczy poprzez utworzenie wpisu 'Osoba', istnieje wybór zarówno dla Źródła, jak i Repozytorium.

Oto dostępne możliwości, w których możemy zapisywać dane w standardzie Gedcom, a zatem w Ancestris.

1. W ramach właściwości źródła, w określonym wydarzeniu danej osoby lub rodziny: stanie się to danymi, które nie mogą być udostępniane. Nie może być cytowane w innym wydarzeniu. Dla tego samego wydarzenia mogą istnieć różne właściwości. Każda właściwość będzie zawierać następujące informacje.
   
   • Link do wpisu źródło z możliwymi atrybutami:
     
     • Strona w źródle - Tag: PAGE 
     • Jakość źródła, w skali od 0 do 3 - Tag: QUAY 
       
       • 0 = Niezaufane lub dane oszacowane
       • 1 = Subiektywne (wywiady, wypowiedzi ustne, możliwa stronniczość, autobiografia)
       • 2 = Źródło drugorzędne, oficjalne dane po zdarzeniu
       • 3 = Źródło bezpośrednie, oficjalne i natychmiastowe z wydarzenia
     • Transkrypcja tekstu źródła - Tag: DATA i podtag: TEXT
     • Linki do plików multimedialnych - Tag: OBJE 
     • Typ wydarzenia wskazany w źródle (może być inny niż wydarzenie osoby, do której jest przypisane) - Tag: EVEN 
2. We wpisie źródła: będzie to część danych, którą można udostępniać. Może zawierać następujące informacje.
   
   • Tytuł źródła, długi i krótki opis - Tagi: TITL i ABBR odpowiednio.
   • Transkrypcja tekstu źródła - Tag: TEXT
   • Linki do plików multimedialnych - Tagi: OBJE 
   • Typ zdarzenia podany w źródle (może różnić się od zdarzenia indywidualnego, do którego jest przypisane) - Tagi: EVEN 
3. Wewnątrz wpisu Źródła : będzie to element danych do udostępnienia. Może zawierać następujące informacje.
   
   • Tytuł źródła, jako długi i krótki opis - Tagi: TITL i ABBR odpowiednio.
   • Transkrypcja tekstu źródła - Tag: TEXT
   • Linki do plików multimedialnych - Tag: OBJE
   • Linki do repozytoriów, w których znajduje się źródło - Tag: REPO
     
     • Dla każdego repozytorium, odniesienia w repozytorium i jego indeks (może ich być kilka) - Tag: CALN
       
       • Dla każdego odniesienia, typ nośnika multimedialnego źródła (audio, książka, karta, elektronika, rekord, film, magazyn, rękopis, gazeta, zdjęcie, grób, wideo) - Tag: MEDI
   • Typy zdarzeń wskazane przez źródło, z ich lokalizacją i okresem czasu - Tag: DATA/EVEN/DATE oraz DATA/EVEN/PLAC
   • Odpowiedzialny agent - Tag: DATA/AGNC
   • Autor, który stworzył źródło - Tag: AUTH
   • Informacje o publikacji (kiedy i gdzie) - Tag: PUBL
4. Wewnątrz wpisu repozytorium : będzie to element danych do udostępnienia. Może zawierać następujące informacje.
   
   • Nazwa repozytorium - Tag: NAME
   • Adres fizyczny repozytorium - Tag: ADDR
   • Adres internetowy - Tag: WWW
   • Numer kontaktowy (telefon, e-mail, faks) - Tagi: PHON, EMAIL, FAX.

Zalecamy zasadę efektywności, która polega na przechowywaniu informacji w miejscu udostępnianym, jeśli może być użyteczna w przypadku wielu zdarzeń, lub w miejscu nieudostępnianym, jeśli jest używana tylko w przypadku jednego zdarzenia, to znaczy dla jednej osoby lub jednej rodziny. Więcej informacji znajduje się na stronie informacji udostępnianych.

Dla źródła jest to tym bardziej istotne, ponieważ zawiera tekst, który często jest trudny do przetranskrybowania. W żadnym wypadku nie należy go wpisywać kilkakrotnie. Zauważamy, że ten tekst można przechowywać w dwóch różnych miejscach, stąd konieczność podjęcia decyzji.

A teraz pierwsze pytanie: gdzie umieszczamy akt małżeństwa oraz tekst jego transkrypcji?

Zasada efektywności podpowiada nam, że bezpieczniej jest wprowadzić akt małżeństwa we wpisie źródła zamiast w właściwości źródła.

Akt małżeństwa może stanowić źródło informacji o kilku zdarzeniach. Oczywiście o małżeństwie małżonków, ale także często informuje nas o istnieniu innych osób, potencjalnie o ich imieniu, dacie i miejscu urodzenia. Brak rodzica jednego z małżonków może również dawać nam wskazówki dotyczące ich prawdopodobnej daty śmierci.

Dlatego korzystnie jest umieścić akt małżeństwa w udostępnianym źródle, a więc w wpisie Źródła.

• Udostępnione źródło i jego tekst wprowadzane są tylko raz
• Udostępnione źródło może być później odniesione przez każde inne zdarzenie genealogiczne
• Udostępnione źródło jest dostępne bezpośrednio z tabeli wpisów

A kolejne pytanie brzmi: ale wtedy, gdzie umieszczamy rejestr, który zawiera akt?

Zgodnie z standardem Gedcom, rejestr raczej trafia do źródła, a akt małżeństwa to strona rejestru, co naturalnie mieści się w właściwości źródła. Ale wtedy nasza zasada udostępniania informacji już nie działa.

Ponadto standard Gedcom może sugerować zdefiniowanie cmentarza jako repozytorium, a grobu jako wpisu źródła. Jeśli cmentarz jest repozytorium, dlaczego rejestr nie miałby nim być? Nie jest to łatwe, ponieważ w prawdziwym życiu źródła informacji nie są po prostu uporządkowane na 2 poziomach udostępnianych informacji.

Możliwe wybory

Oto możliwe rozwiązania zaobserwowane w praktyce dla przykładu powyżej. Może być ich więcej.

Nr	Indywidualny			Źródło			Repozytorium
		Właściwość źródła
	Wydarzenie	Strona/ Jakość	Tekst/Media	Tytuł	Tekst/Media	Repozytorium odniesienia / Wsparcie mediów
1	Małżeństwo	-/3	-	Świadectwo małżeństwa	Tekst + Media	Sekcja 3AB12- Rejestr Małżeństw Chrztów Pogrzebów z 1787 roku-nb12 strona 219/ Manuskrypt	Narodowe Archiwa w Bostonie
2	Małżeństwo	str. 219/3	Tekst (Małżeństwo ...) + Media	Rejestr Chrztów Małżeństw Pogrzebów z 1787 roku	-	Sekcja 3AB12/ Manuskrypt	Narodowe Archiwa w Bostonie

O wyborze numer 1 powyżej

• Przydatne informacje źródła to jakość
  
  • Ta informacja może być tylko w przypadku wydarzenia, ponieważ wskazuje jakość źródła, które uzasadnia wydarzenie, a nie jakość samego źródła.
• Wskazanie numerów stron lub numerów aktów będzie raczej zawarte w odniesieniu do rejestru, a nie w samej stronie wydarzenia lub tytule źródła
  
  • Rzeczywiście, jeśli wskazujesz kilka repozytoriów dla jednego źródła (które będą wtedy w różnych formach, ale z tymi samymi treściami), numer aktu lub strony nie ma sensu dla kilku repozytoriów wskazanych jednocześnie.

  • Jeśli wpisujesz numer strony tutaj (w POLU STRONY) w celu wskazania, gdzie znajduje się przetranskrybowany tekst, ten tekst powinien znajdować się na tym samym poziomie (w DANYCH:TEKST), a nie we wpisie źródła, co byłoby całkowicie niespójne. W takim przypadku należy zastosować wybór 2 poniżej.

O wyborze numer 2 powyżej

• Gdy rejestr jest źródłem, tekst i media trafiają wyraźnie na stronę wydarzenia
• Numer strony ma sens dla wydarzenia
• Jedynym miejscem, gdzie należy wpisać tytuł aktu, jest tekst źródła

Jak podjąć decyzję? Zastanawiając się, ile średnio wydarzeń będzie trzeba przypisać do tego samego aktu oraz ile aktów będzie w tym samym rejestrze.

Im bliższy jest stosunek do 1, tym więcej rzeczy będzie musiało zostać zapisanych w tym samym miejscu, a im większy stosunek, tym bardziej będą one musiały zostać oddzielone.

• Jeśli uważasz, że masz wiele wydarzeń związanych z tym samym aktem, musisz rozdzielić akt od wydarzenia, w przeciwnym razie będziesz ciągle wprowadzać ten sam akt wielokrotnie.
• Jeśli uważasz, że masz dużo aktów w tym samym rejestrze, tym bardziej będzie trzeba oddzielić rejestr od aktów. Może to także być interesujące w tym przypadku, aby połączyć rejestr z repozytorium, ale wszystko zależy od tego, czy masz wiele rejestrów dla tego samego repozytorium.

Nasza rekomendacja to preferowanie informacji wspólnych na poziomie aktów, dlatego wybór numer 1 powyżej. To robi edytor Cygnus. Pozostali dwa edytory pozwalają na dokonanie dowolnych wyborów.

W miarę jak będziesz uogólniać, możesz uznać za pomocne stworzenie takiej tabeli podsumowującej dla wszystkich rodzajów źródeł i repozytoriów, które napotykasz.

Łączenie źródła z repozytorium

Jak wspomniano powyżej, możemy stworzyć źródło, a potem repozytorium, lub w odwrotnej kolejności.

Tworzenie wpisów nie jest dokumentowane tutaj. Można to zrobić za pomocą 3 edytorów, z menu kontekstowego lub z paska edycji Aries.

Przykład tworzenia repozytorium za pomocą menu kontekstowego z dowolnego wpisu.

Tworzenie repozytorium za pomocą paska przycisków.

Najważniejsza część to połączenie obu.

Istnieje kilka rozwiązań, w zależności od używanego edytora.

Używając edytora Cygnus

W edytorze Cygnus, podczas edytowania źródła, kliknij przycisk Repozytorium w prawym dolnym rogu.

Ten przycisk jest dostępny tylko, gdy edytowane jest rzeczywiście źródło.

Kliknięcie tego przycisku otwiera okno do wyboru repozytorium, które istnieje lub które ma zostać utworzone.

W tym oknie szczegółowa zawartość wybranego po prawej stronie repozytorium jest wyświetlana na górze po lewej stronie.

Część w środku to lista źródeł używanych przez to repozytorium.

Dane na dole wyświetlają odniesienia w repozytorium do edytowanego źródła, czyli tego, z którego kliknęliśmy przed chwilą. W tym edytorze można dodać tylko jedno odniesienie.

Numer strony rejestru, w którym znajduje się akt, oraz nazwa rejestru powinny być wpisane w polu Numer katalogowy.

Korzystanie z edytora Aries

W edytorze Aries, podczas edytowania źródła, bezpośrednio z wpisu źródła lub z źródła wydarzenia, wybierz zakładkę repozytorium, a następnie kliknij jeden z dwóch wyróżnionych przycisków.

W przypadku przycisku Dołącz, pojawia się lista repozytoriów, z której wystarczy wybrać jedno.

W przypadku repozytorium, które jeszcze nie istnieje, pojawia się następujące okno.

To okno zawiera wyłącznie dane repozytorium do wprowadzenia.

Po wprowadzeniu danych repozytorium wrócisz do poprzedniego okna, gdzie będziesz mógł podać indeks oraz typ Mediów.

Korzystanie z edytora Gedcom

Z edytora Gedcom przejdź do wpisu Źródło, następnie kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na górnym panelu edytora Gedcom i wybierz Dodaj media, notatkę, źródło itp., a potem Dodaj repozytorium.

Pojawia się następne okno, w którym można utworzyć nowe repozytorium lub wybrać jedno z listy.

Zakładając, że zdecydujesz się na utworzenie nowego repozytorium, zobaczysz to okno, które pokazuje pola repozytorium. Możesz wypełnić pełny adres.

Jeśli wrócisz do poprzedniej wpisu, czyli wpisu źródła, klikając strzałkę w lewo na pasku nawigacyjnym, zobaczysz, że repozytorium zostało dodane.

Odwołania do repozytorium są dodawane przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na linię REPO i wybranie "Dodaj właściwość bezpośrednio", a następnie CALN.

Następnie ponownie kliknij CALN, aby dodać MEDI.

Otrzymujesz następujący wynik.

I gotowe.

Możliwe, że zauważyłeś różnice w efektywności i przejrzystości poszczególnych edytorów.