Entities (STLM)

An entity in the Gedcom standard is a main genealogical component such as an individual, a family, a source of information or a note. It can also be an multimedia object such as a video or a audio record.

In the Gedcom file, an entity is a record identified by an identification number and a group of tag specifying its characteristics.

The various genealogical characteristics associated with an entity are called properties: birth, marriage, date, place, event, text, address, etc.

Ancestris follows the Gedcom standard as closely as possible and uses the same concept of entity and property.

The organization of information for each entity follows the precise grammar of the standard. This grammar provides several  possibilities to store the information. To see these various possibilities in Ancestris, use the Gedcom editor.

 

The 7 categories of entities

There are seven categories of entities in the Gedcom standard. An entity always belongs to one, and only one, of these seven categories.

Each category has its dedicated properties. However, regardless of the category to which they belong, all entities operate according to the same principles. There are described below.

In Ancestris, all entities are easily accessible from the Entity Table.

 

Individual

An individual, or a person, is a human being, alive or dead. It is the primary component of any genealogy.

In the Gedcom standard, an individual is defined by the INDI tag, and has an identification number which could nearly be anything. In Ancestris, this ID starts with the letter 'I'.

Appearance in Ancestris : INDI Individual

Main properties

The main properties of an individual are:

• a name, made of a first name and a lastname, and possibily made of other name elements.
• events such as birth, marriage, occupation, and many others.
• relationships with other individuals in the genealogy.

Events and relationships are probably the most interesting parts of your genealogy because they are the pieces of information that you will let you understand the life of your ancestors and the stories they could tell you.

NAME : name of an individual. This tag can be repeated if the individual is known under several names.

Gedcom syntax:

NAME Lt. Cmndr. Joseph /Allen/ jr.

In this example jr. is considered the suffix of the name. All the information was entered only in the NAME tag without using any sub-tag.

The Gedcom standard provides a detailed structure to store the name of an individual, and specify all the possible elements of a name, in particular NICK and NSFX which are placed at the end of NAME.

GIVN : (given name) First name. The first name (s) of an individual: its value must be identical to that in the NAME tag. It is an optional tag. The different first names are separated by a comma.

NICK : (nick name) A familiar name or nickname, which is used in addition to, or instead of, the last name.

NPFX : (name prefix) Name prefix. An element of the name that precedes the lastname (e.g. Master, General, Doctor, etc.)

SPFX : (surname prefix) Particle before the Lastname. A complement to the name which is preceding the name, and which is not to be taken into account when sorting lastnames. Different articles / name prefixes are separated by a comma, for example in the name “de la Cruz”, this value must be “de, la”.

SURN : (surname) Patronyme, nom de famille. Différents patronymes sont séparés par une virgule.

NSFX : (name sufix) Suffixe du nom Un complément au nom, un article, qui est une partie suivant le prénom et le nom, et qui est non indexé. Différents articles/suffixes du nom sont séparés par une virgule.

suffixe, texte après le nom (l'aîné, fils...)

NOTE : Note pour l'individu

SOUR : Source des renseignements associés à l'individu

ALIA : (alias) : Relie deux INDI pour signaler qu'il s'agit peut-être de la même personne. N'a pas le sens de pseudonyme.

 

Famille

Une famille est un couple d'êtres humains, vivants ou décédés, réunis, soit par une union légale (mariage, pacs...), soit par une union de fait (concubinage, par exemple). Le plus souvent, un ou des enfants lui sont associés.

Une famille est donc une structure réunissant deux individus ainsi qu'un ensemble de propriétés spécifiques, telles que les enfants, ainsi que les événements divers qui lui sont rattachés (mariage, divorce...)

Dans la norme Gedcom, une famille est désignée par l'étiquette FAM et reçoit un numéro ID commençant par la lettre F.

Notation : FAM Famille

Élément multimédia

Un Élément multimédia est un document sonore ou visuel (une photographie, un enregistrement audio, un film, une copie de document, etc.) destiné en général à être associé à un ou plusieurs individus ou familles

Dans la norme Gedcom, un élément multimédia est désigné par l'étiquette OBJE et reçoit un numéro ID commençant par la lettre M.

Notation : OBJE élément multimédia

Attention ! Il existe deux sortes d'élément multimédia : d'une part l'entité, d'autre part la propriété. Ces deux catégories d'élément multimédia, bien que disposant des mêmes étiquettes (OBJE), ne doivent pas être confondues.

• L'entité multimédia est susceptible d'être affectée à plusieurs entités. Elle est donc vouée à être partagée, collective ou commune. Elle est véritablement autonome et peut exister indépendamment des entités qui la citent. Exemple : un texte précisant votre analyse d'une recherche impliquant plusieurs individus.
  
• La propriété multimédia est destinée à ne qualifier qu'une seule autre information de la généalogie, et ne reservira pas. Elle n'est pas autonome et ne sert à rien sortie de son contexte, son rattachement à l'information à laquelle elle se rapporte. Exemple : une caractéristique d'un enfant venant de naître.

En résumé, si un même texte doit être affecté à plusieurs individus, plusieurs familles, etc., il est plus pratique de le ranger sous la forme d'une entité note : en effet, une fois saisie, celle-ci sera susceptible d'être utilisée une infinité de fois. En tant que propriété note, il vous faudrait ressaisir le texte autant de fois qu'il servirait.

La propriété multimédia, contrairement à l'entité multimédia, ne reçoit aucun numéro ID et n'est valable que pour une seule propriété, dans une entité donné. Elle ne peut exister qu'à l'intérieur de l'entité qui l'englobe. Si cette dernière est supprimée, la note disparaît avec elle.

Attention ! Ancestris ne fait pas de copie de vos documents multimédia. Il se contente de "pointer" vers eux. Ancestris ira les lire là où vous lui direz d'aller les chercher. Ne les effacez pas ensuite en pensant qu'Ancestris en a fait une copie.

Note

Une note est un complément d'information concernant une autre entité ou propriété de la généalogie.

Elle se présente sous la forme d'un texte de longueur variable et pouvant être associé aux autres catégories d'entités (individus, familles, éléments multimédias...)

Dans la norme Gedcom, une note est désignée par l'étiquette NOTE et reçoit un numéro ID commençant par la lettre N.

Notation : NOTE Note

Attention ! Il existe deux sortes de notes : d'une part l'entité note, d'autre part la propriété note. Ces deux catégories de notes, bien que disposant des mêmes étiquettes (NOTE), ne doivent pas être confondues.

• L'entité note est susceptible d'être affectée à plusieurs entités. Elle est donc vouée à être partagée, collective ou commune. Elle est véritablement autonome et peut exister indépendamment des entités qui la citent. Exemple : un texte précisant votre analyse d'une recherche impliquant plusieurs individus.
  
• La propriété note est destinée à ne qualifier qu'une seule autre information de la généalogie, et ne reservira pas. Elle n'est pas autonome et ne sert à rien sortie de son contexte, son rattachement à l'information à laquelle elle se rapporte. Exemple : une caractéristique d'un enfant venant de naître.

En résumé, si un même texte doit être affecté à plusieurs individus, plusieurs familles, etc., il est plus pratique de le ranger sous la forme d'une entité note : en effet, une fois saisie, celle-ci sera susceptible d'être utilisée une infinité de fois. En tant que propriété note, il vous faudrait ressaisir le texte autant de fois qu'il servirait.

La propriété note, contrairement à l'entité note, ne reçoit aucun numéro ID et n'est valable que pour une seule propriété, dans une entité donné. Elle ne peut exister qu'à l'intérieur de l'entité qui l'englobe. Si cette dernière est supprimée, la note disparaît avec elle.

Source

Une source est tout ce qui permet de définir l'origine d'une information. Il peut s'agir d'un document, d'un livre, d'un monument, etc.

Il peut s'agir également, d'une personne physique : votre arrière-grand-mère peut par exemple être qualifiée de source, si celle-ci vous a transmis oralement une histoire de famille...

Cette entité est destinée à recueillir très précisément les différentes références (titre du document, cote, numéro d'acte, page, etc.) afin de permettre toute vérification ultérieure de l'origine des paramètres associés aux autres entités (notamment, les individus et les familles).

Dans la norme Gedcom, une source est désignée par l'étiquette SOUR et reçoit un numéro ID commençant par la lettre S.

Les sources et les lieux de stockage constituent deux entités différentes qui entretiennent cependant des relations étroites. En effet, d'une part, un lieu de stockage est susceptible de contenir plusieurs sources, d'autre part, lors de la création d'une source, il est nécessaire de faire un lien vers son lieu de stockage. Par voie de conséquence, il est plus logique et plus cohérent de créer le lieu de stockage avant de créer la source.

Notation : SOUR Source

Attention ! Il existe deux sortes de sources : d'une part l'entité source, d'autre part la propriété source. Ces deux catégories de sources, bien que disposant des mêmes étiquettes (SOUR), ne doivent pas être confondues.

• L'entité source est susceptible d'être affectée à plusieurs entités. Elle est donc vouée à être partagée, collective ou commune. Elle est véritablement autonome et peut exister indépendamment des entités qui la citent. Exemple : un acte de mariage.
  
• La propriété source est destinée à ne qualifier qu'une seule autre information de la généalogie, et ne reservira pas. Elle n'est pas autonome et ne sert à rien sortie de son contexte, son rattachement à l'information à laquelle elle se rapporte.

En résumé, si un même document doit être affecté à plusieurs individus, plusieurs familles, etc., il est plus pratique de le ranger sous la forme d'une entité source : en effet, une fois saisie, celle-ci sera susceptible d'être utilisée une infinité de fois. En tant que propriété source, il vous faudrait ressaisir la source autant de fois qu'elle servirait.

La propriété source, contrairement à l'entité source, ne reçoit aucun numéro ID et n'est valable que pour une seule propriété, dans une entité donné. Elle ne peut exister qu'à l'intérieur de l'entité qui l'englobe. Si cette dernière est supprimée, la source disparaît avec elle.

Fournisseur d'informations

Un fournisseur d'informations est une personne physique qui collecte des informations en vue de participer à la construction d'un fichier de généalogie.

Il s'agit tout d'abord de l'utilisateur d'Ancestris en train de travailler sur sa généalogie, mais également, d'autres généalogistes susceptibles de fournir à ce dernier différentes données qu'ils ont eux-mêmes trouvées.

Il s'agit d'une structure permettant d'enregistrer les différentes coordonnées et références des personnes qui collectent des informations généalogiques.

Dans la norme Gedcom, un fournisseur d'informations est désigné par l'étiquette SUBM et reçoit un numéro ID commençant par la lettre B.

Notation : SUBM Fournisseur d'informations : un individu ou une personne qui a rassemblé des informations dans un fichier ou les transmet à quelqu'un d'autre.

Lieu de stockage ou dépôt

Un lieu de stockage ou dépôt est un site où peuvent être trouvées les sources d'une généalogie (documents, livres, enregistrements audio, films...). Il peut s'agir d'un site physique (archive départementale), ou bien d'un site Internet (le site Internet de l'archive départementale).

Les sources et les dépôts constituent deux entités différentes qui entretiennent cependant des relations étroites. En effet, d'une part, un dépôt est susceptible de contenir plusieurs sources, d'autre part, lors de la création d'une source, il est nécessaire de faire un lien vers son dépôt. Par voie de conséquence, il est plus logique et plus cohérent de créer le dépôt avant de créer la source.

Dans la norme Gedcom, un lieu de stockage est désigné par l'étiquette REPO et reçoit un numéro ID commençant par la lettre R.

Notation : REPO Lieu de stockage : le lieu de stockage est l'endroit où les documents, enregistrements, et autres sources, sont entreposés.

 

En-tête

HEAD L'en-tête par lequel le fichier débute le Gedcom. L'en-tête contient les renseignements sur le fichier : version de la norme, auteur du fichier, organisation des juridictions, etc.

Sa création est prise en charge par Ancestris lors de la création d'un nouveau fichier. Vous n'aurez certainement pas besoin de le modifier par la suite.

Modification, consultation : (n'oubliez-pas de faire une copie de sauvegarde).

• par le module Propriété
• par l'éditeur Gedcom en sélectionnant plusieurs lignes dans la Table des entités (recommandé pour les utilisateurs avancés)

 

Numéro d'identification d'une entité

Le numéro ID est un numéro d'identification affecté à chaque entité, à l'intérieur d'une même catégorie. Afin d'éviter la création d'éventuels doublons, ce numéro est bien évidemment unique.

Par ailleurs, ce numéro particulier a toujours la même forme, à savoir une lettre suivie d'un certain nombre de chiffres. Or, chaque catégorie d'entité étant associée à une lettre particulière, le n° ID indique sans équivoque la catégorie de laquelle il relève.

L'utilisateur n'a pas à se préoccuper d'attribuer un nouveau numéro ID au moment de la création d'une nouvelle entité : cette numérotation est en effet effectuée par Ancestris, de manière automatique.

On notera que la commande menu Outils / Préférences / Éditions / Numéro d'identification, autorise Ancestris, lorsque la case à cocher est activée, à réutiliser les numéros attribués à des entités ayant été supprimées.