Entities - de Records van een Gedcom bestand

Een entiteit volgens de Gedcom specificatie, duidt een genealogisch hoofdelement aan, zoals bijvoorbeeld een individu, een informatiebron, een familie, een notitie enzovoorts. Het kan ook een multimedia object zijn, zoals een video- of een audio-record.

In een Gedcom-bestand wordt een entiteit ook een record genoemd, dat wordt geïdentificeerd door een identificatienummer, en omschreven door een groep tags die de kenmerken specificeert.

De verschillende genealogische kenmerken die bij een entiteit horen, worden properties, oftewel eigenschappen genoemd zoals bijvoorbeeld: geboorte, huwelijk, datum, plaats, gebeurtenis, tekst, adres, etc.

Ancestris volgt de Gedcom-standaard zo nauwkeurig mogelijk en gebruikt dezelfde concepten van entiteit en eigenschap (property).

De manier waarop de informatie van elke entiteit wordt georganiseerd, volgt heel precies de grammatica van de standaard. Deze grammatica biedt verschillende mogelijkheden om de informatie op te slaan. Met behulp van de Gedcom-editor kunt u deze verschillende mogelijkheden in Ancestris te zien.

De 7 entiteits categorieën

Er zijn zeven categorieën entiteiten in de Gedcom-standaard. Een entiteit behoort altijd tot één, en slechts één, van deze zeven categorieën. Deze 7 categorieën zijn:

Elke entiteitscategorie heeft zijn specifieke eigenschappen. Ongeacht de categorie waartoe ze behoren, werken alle entiteiten echter volgens dezelfde principes.

Elke entiteit behoort maar tot één categorie. Alle entiteiten in Ancestris zijn toegankelijk vanuit de entiteitentabel.

Individuen (Personen)

Een individu of een persoon is een mens, levend of overleden. Het is het belangrijkste onderdeel van elke genealogie.

In de Gedcom-standaard wordt een persoon gedefinieerd door de INDI-tag en heeft een identificatienummer dat bijna van alles kan zijn. In Ancestris begint dit ID-nummer met de letter I van Individu.

Een individu ziet er in Ancestris zo uit:

De belangrijkste eigenschappen van een persoon zijn:

een naam, bestaande uit een voornaam en een achternaam, en mogelijk nog andere naamelementen.
gebeurtenissen zoals geboorte, huwelijk, beroep en vele andere.
relaties met andere personen in de stamboom.

Gebeurtenissen en relaties zijn waarschijnlijk de meest interessante onderdelen van uw stamboom, omdat ze de stukjes informatie zijn die u inzicht geven in het leven van uw voorouders en de verhalen die zij u kunnen vertellen.

NAME : naam van een persoon. Deze tag kan worden herhaald als het individu onder meerdere namen bekend is.

Gedcom-syntax:

NAME Lt. Cmndr. Joseph /Allen/ jr.

In dit voorbeeld wordt jr. beschouwd als het achtervoegsel van de naam. Alle informatie is alleen in de NAME-tag ingevoerd zonder de sub-tag te gebruiken.

De Gedcom-standaard beschikt over een gedetailleerde structuur om de naam van een persoon op te slaan, en alle mogelijke elementen van een naam te specificeren, met name NICK en NSFX die aan het einde van NAME worden geplaatst.

In de nu volgende lijst staat direct na de Tag, de volledige engelse tekst waarvan deze tag is afgeleid. De verschillende onderdelen van een naam zijn:

GIVN : (given name) Voornaam; de voorna(a)m(en) van een persoon: de waarde moet identiek zijn aan die van de NAME-tag, het is een optionele tag. De verschillende voornamen moeten worden gescheiden door een komma.

NICK : (nick name) (bijnaam) Een vertrouwde naam of bijnaam, die naast of in plaats van de achternaam wordt gebruikt.

NPFX : (name prefix) Naamvoorvoegsel. Een element van de naam dat voorafgaat aan de achternaam (bijv. Meester, Generaal, Dokter, etc.)

SPFX : (surname prefix) (voorvoegsel achternaam) Deel voor de achternaam. Een aanvulling op de achternaam die aan de naam voorafgaat en waarmee geen rekening moet worden gehouden bij het sorteren van achternamen. Verschillende lidwoorden / voorvoegsels van namen worden gescheiden door een komma, bijvoorbeeld in de naam "de la Cruz" moet deze waarde "de, la" zijn.

SURN : (surname) (achternaam) Patroniem, achternaam bij geboorte, achternaam. Verschillende achternamen worden gescheiden door een komma.

NSFX : (name suffix) Naamachtervoegsel Een aanvulling op de naam, een woord, dat een deel is dat volgt op de voornaam en de achternaam, en dat niet wordt geïndexeerd. Verschillende woorden/achtervoegsels van de naam worden gescheiden door een komma. Achtervoegsel, tekst achter naam (oudste, zoon...)

NOTE : (Note) Notitie over thet individu (persoon)

SOUR : (Source) bron van informatie over het individu, die het bestaan en de kenmerken van het individu bewijst.

ALIA : (alias) Koppelt twee INDI's om aan te geven dat ze mogelijk dezelfde persoon zijn. Heeft niet de betekenis van pseudoniem. Het is een link met een andere individu-entiteit, wat aangeeft dat deze huidige persoon een duplicaat kan zijn van de andere en dat een van de twee uiteindelijk moet worden verwijderd. Het betekent wel dat de twee personen dezelfde persoon zijn met een andere naam. Daarvoor zou u twee NAME-tags moeten gebruiken, binnen één enkele individu-entiteit.

Families

Media (Video - Audio)

Notities

Bronnen (Sources)

Inzenders (Submitters)

Repositories (Archieven)

====================================================================================

Family

A family is a couple of human beings, living or deceased, united either by a legal union (e.g. marriage) or by a de-facto union (e.g. co-living). Most often, one or more children are associated with it.

A family is therefore a structure bringing together two or more individuals (spouse, children) as well as a set of specific properties such as the various events associated with it (marriage, divorce, etc.)

In the Gedcom standard, a family is designated by the FAM tag and receives an ID number starting with the letter F in Ancestris.

Appearance in Ancestris : FAM Family

Media

A Media, or Multimedia Element is a photo, an audio or video document (a photograph, an audio recording, a film, a copy of a document, etc.) generally intended to be associated with one or more individuals or families or to be associated with a source.

In the Gedcom standard, a multimedia element is defined by the OBJE tag. It has an ID number starting with the letter M in Ancestris.

Appearance in Ancestris : OBJE multimedia element

Warning ! There are two kinds of multimedia elements: the entity and the property. These two kinds of media, although they have the same tag (OBJE), should not be confused.

The multimedia entity can be used by several other entities. It is therefore meant to be shared, collective or common. It is truly autonomous and can exist independently of the entities that refer to it. Example: a audio file specifying your analysis of a research involving several individuals.
The multimedia property is intended to qualify a single piece of information of the genealogy. It can only be used once. It is useless when taken out of its context, its connection to the information to which it relates. Example: a video of a newly born child. The multimedia property, unlike the multimedia entity, does not receive any ID number and is only valid for a single property, in a given entity. It can only exist within the entity that includes it. If the entity is deleted, the property disappears with it.

In summary, if the same multimedia object must be assigned to several individuals, several families, etc., it is more efficient to store it in the form of a object entity. Once entered, it will be possible to use it an infinite number of times. As a object property, you would have to re-enter the link to the media file as many times as you would need it.

Warning ! Ancestris does not make any copy of your multimedia files. It just "refers" to the actual files. Ancestris will read them where you will need them in Ancestris. So please do not erase them thinking that Ancestris made a copy of them.

Note

A note is a text information that can be associated with other categories of entities (individuals, families, multimedia elements, etc.) or with a property anywhere in the genealogy.

In the Gedcom standard, a note is defined by the tag NOTE and it has an ID number starting with the letter N in Ancestris.

Appearance in Ancestris : NOTE Note

Warning ! There are two kinds of notes: the entity and the property. These two kinds of notes, although they have the same tag (NOTE), should not be confused.

The note entity can be used by several other entities. It is therefore meant to be shared, collective or common. It is truly autonomous and can exist independently of the entities that refer to it. Example: a text specifying your analysis of a research involving several individuals.
The note property is intended to qualify a single piece of information of the genealogy. It can only be used once. It is useless when taken out of its context, its connection to the information to which it relates. Example: a characteristic of a newly born child. The note property, unlike the note entity, does not receive any ID number and is only valid for a single property, in a given entity. It can only exist within the entity that includes it. If the entity is deleted, the property disappears with it.

In summary, if the same note must be assigned to several individuals, several families, etc., it is more efficient to store it in the form of a note entity. Once entered, it will be possible to use it an infinite number of times. As a note property, you would have to re-enter the text of the note as many times as you would need it.

Source

A source is anything that defines the origin of a piece information. It can be a document, a book, a monument, etc.

It can also be a natural person: your great-grandmother can, for example, be qualified as a source, if she has transmitted a family history to you orally for instance.

This entity is intended to collect very precisely the various references (document title, symbol, act number, page, etc.) in order to allow any subsequent verification of the characteristics of other entities (in particular, individuals and families).

In the Gedcom standard, a source is defined by the SOUR tag and it has an ID number starting with the letter S in Ancestris.

Sources maintain a close relationship with other entities, repositories. A repository contains sources, and sources are located in repositories. Please refer to the following section for detailed considerations on how to organze sources and repositories.

Appearance in Ancestris : SOUR Source

Warning ! There are two kinds of sources: the entity and the property. These two kinds of sources, although they have the same tag (SOUR), should not be confused.

The source entity can be used by several other entities. It is therefore meant to be shared, collective or common. It is truly autonomous and can exist independently of the entities that refer to it. Example: a marriage deed.
The source property is intended to qualify a single piece of information of the genealogy. It can only be used once. It is useless when taken out of its context, its connection to the information to which it relates. The source property, unlike the source entity, does not receive any ID number and is only valid for a single property, in a given entity. It can only exist within the entity that includes it. If the entity is deleted, the property disappears with it.

In summary, if the same source must qualify several events of individuals, families, etc., it is more efficient to store it in the form of a source entity. Once entered, it will be possible to use it an infinite number of times. As a source property, you would have to re-enter the characteristics of the source as many times as you would need it.

Submitter

A submitter is a person who collects information to contribute to the construction of a genealogy file.

This person is likely to be one of the authors of the genealogy, or any genealogists likely to provide the Ancestris user with their genealogical information.

In the Gedcom standard, a submitter is defined by the SUBM tag and it has an ID number starting with the letter B in Ancestris.

Appearance in Ancestris : SUBM Submitter

Repository

A repository is a place where genealogy sources can be found (documents, books, audio recordings, films, etc.). It can be a physical building (e.g. archive, cemetery), or a website (e.g. the website of the archive service).

Repository entities maintain a close relationship with source entities. A repository is likely to contain several sources, a source belongs to a repository.

In the Gedcom standard, a repository is defined by the REPO tag and it has an ID number starting with the letter R in Ancestris.

Appearance in Ancestris : REPO Lieu de stockage

Header entity

The header entity is the first record of the Gedcom file. The header contains information about the file: version of the standard (5.5 or 5.5.1), the author of the file, structure of jurisdictions in places, etc.

Its creation is taken care of by Ancestris when creating a new file. You most probably will not need to change it after creation.

In Ancestris, it can be edited using the Menu > File > Properties. Refer to the File Properties page for more details.

Identification number of an entity

The ID number is an identification number assigned to each entity, within the same category. In order to avoid the creation of possible duplicates, this number is obviously unique.

Moreover, this particular number always has the same form, namely a letter followed by a certain number of digits. Each category of entity being associated with a particular letter, the first letter of the ID number indicates the category to which it belongs.

The user does not have to worry about assigning a new ID number when creating a new entity: this numbering is carried out automatically by Ancestris.

Note that in the Tools / Preferences / Editions / Identification number menu, a check box can be activated to reuse the ID numbers left available by entities that have been deleted.

Also, you can always change ID numbers later once entities have been created. Use the Generate ID Numbers tool for that.