Document your sources (STLM)

You will collect many official documents (acts, deeds) that you will need to enter in Ancestris.

Each record you find will enrich your genealogy with individuals, events, sources or notes.

This page will help you know how to enter a deed using sources and repositories.

Importance of documenting your sources

Whatever the origin, every good genealogist must display his/her sources: there is no good genealogy without sources.

The information that constitutes sources for a genealogy can be the result of

• personal research (civil status, notaries, cemeteries, various archives, etc.)
• sharing with other genealogists
• oral information collection
• family document study

Even if the source you have is not the best or is not definitive, you necessarily base the existence of a person or a fact on a source of information. This will be your source and you will keep track of where your information came from, even if it means finding a better source later.

Sources et Repositories

A source is therefore an original transcription on a medium which makes it possible to justify information entered in a genealogy. For example, a parish register, a decennial table, an act of civil status, an act of a parish register, a family book, a tombstone, a video, an audio file.

In addition, any source must be associated to a deposit.

A repository is the place of physical or electronic storage, the geographical site, containing the said original medium (town hall, departmental archives, cemetery, personal address, etc.) or the website (of the county archives of a given region).

How to organize the information in Ancestris

A source is contained in a repository

In Ancestris and in the Gedcom standard, Source entities are contained in Repository entities.

It is when filling in the source that the repository is filled in, which must therefore exist at that time. Therefore, it makes more sense to create the repository before creating the source.

However, this reference to the repository is optional. We can therefore create the source and the repository at the time we need it during the creation of the source, or later.

The editors in Ancestris allow you to enter the entities in the order you want. In practice, in your research and in your data entry procedures, it is more common to enter the containers before the contents, especially since the same repository will be used by several sources.

Where to store the deed and the register?

If the creation of the individual is pretty straight forward, that is via the creation of the entity 'Individual', a choice exists for both the source and the Repository.

Here are indeed the available possibilities where we can write things in the Gedcom standard and therefore in Ancestris.

1. Inside a source property, inside a given event of a given individual or family: it will therefore become a non-sharable piece of data. It cannot be referenced by another event. There can be several such properties for the same given event. Each property will include the following information.
   
   • Link to a source entity. This link will have the possible following attributes :
     
     • The page inside the source - Tag: PAGE 
     • The source quality, on a scale from 0 to 3 - Tag: QUAY 
       
       • 0 = Unreliable or data resulting from an estimate
       • 1 = Subjective (interviews, oral statement, possible bias, autobiography)
       • 2 = Second-hand source, official data reported after the event
       • 3 = Direct, official and instant source of the event
     • The transcription of the text of the source - Tag: DATA and subtag: TEXT
     • Links to multimedia files - Tag: OBJE 
     • The type of event cited in the source (may be different from the event of the individual to which it is attached) - Tag: EVEN 
2. Inside a Source entity : it will be a shareable piece of data. It may contain the following information.
   
   • The source title, as a long and a short description - Tags: TITL and ABBR respectively.
   • The transcription of the text of the source - Tag: TEXT
   • Links to the multimédia files - Tag: OBJE
   • Links to the repositories where the source can be found - Tag: REPO
     
     • For each repository, references in the repository, and its index (there could be several of them) - Tag:CALN
       
       • And for erach reference, the type of media support of the source (audio, book, card, electronic, record, film, magazine, manuscript, newspaper, photo, grave, video) - Tag: MEDI
   • The event types indicated by the source, with their location and time period - Tag: DATA/EVEN/DATE and  DATA/EVEN/PLAC
   • The Risponsible Agent - Tag: DATA/AGNC
   • The Author who created the source - Tag: AUTH
   • The Publication information (when and where) - Tag: PUBL
3. Inside the repository entity : it will be a shareable piece of information. It may contain the followinf information.
   
   • The reposotory Name - Tag: NAME
   • The physical address of the repository - Tag: ADDR
   • The Internet address - Tag: WWW
   • A contact number (phone, email, fax) - Tag: PHON, EMAIL, FAX.

We recommend a principle of efficiency which is to store information in a shareable place if it can be used for several events, or in non-shareable place if it ever be used for a single event, that is to say for a unique individual , or a unique family. See the shared information page for more details.

For the source, this is all the more relevant as it includes a text that is often long to transcribe. It is out of question to enter it several times. We note that this text could be stored in two different places, hence a choice to be made.

So now, a first question: where do we put a marriage certificate and the text of its transcription?

The principle of efficiency tells us that it is safer to enter a marriage certificate in a source entity rather than in a source property.

A marriage certificate could constitute a source of information about several events. That of the marriage of the spouses of course, but it also often informs us about the existence of other individuals, potentially on their name, date and place of birth. The absence of a parent of one of the spouses can also give us some clues about their likely death date.

It is therefore beneficial to enter a marriage certificate in a shared source, therefore in a Source entity.

• The shared source and its text are only entered once
• The shared source can be referenced later by any other genealogy event
• The shared source can be accessed directly from the table of entities

Et la question suivante est : mais alors, où saisit-on le registre qui contient l'acte ?

D'après la norme Gedcom, le registre est plutôt saisi dans une source, et l'acte de mariage est une page du registre, qui s'inscrit plutôt naturellement dans une propriété source. Mais alors notre principe d'information partagée ne marche plus.

Par ailleurs, la norme nous incite à mettre un cimetière en dépôt, et une tombe en source. Si un cimetière est un dépôt, pourquoi un registre ne serait-il pas un dépôt ? Pas simple donc car dans la vraie vie, les sources d'information ne se rangent pas juste sur 2 niveaux partagés.

Les choix possibles

Voici des solutions possibles observées dans la pratique pour l'exemple ci-dessus. Il en existe peut-être d'autres.

Considérations sur le choix 1

• L'information utile de la propriété source est la crédibilité
  • Cette information ne peut être que dans l'événement car elle indique la crédibilité de la source pour justifier l'événement, pas la crédibilité de la source en tant que tel
• L'indication de numéros de page ou de numéros d'acte  va plutôt s'inscrire dans la référence au registre plutôt que dans la page côté événement, ou dans le titre de la source
  • En effet, si vous indiquez plusieurs dépôts pour une source (qui serait alors évidemment sous différentes forme et avec le même contenu), le numéro d'acte ou de page n'a plus de sens pour plusieurs référence de dépôt à la fois

Considérations sur le choix 2

• Quand le registre est une source, le texte et les médias vont clairement côté événement
• Le numéro de page a tout son sens côté événement
• Le seul endroit pour inscrire le titre de l'acte est dans le texte de la source

Comment trancher ? En regardant combien vous aurez en moyenne d'événements à rattacher à un même acte, et combien d'actes vous aurez dans un même registre.

Plus le rapport est proche de 1, plus il faudra ranger les choses au même endroit, et plus le rapport est grand, plus il faudra les séparer.

• si vous pensez avoir beaucoup d'événements pour un même acte, il faut séparer l'acte de l'événement, sinon vous passerez votre temps à ressaisir le même acte de nombreuses fois.
• si vous pensez avoir beaucoup d'actes dans un même registre, plus il faudra séparer le registre des actes. Il pourrait également être intéressant dans ce cas de fusionner le registre avec le dépôt, mais tout dépend si vous avez beaucoup de registres pour un même dépôt.

Notre préconisation est de privilégier les informations partagées au niveau des actes, donc le choix 1. C'est ce que fait l'éditeur Cygnus. Les deux autres éditeurs vous permettent de faire les choix que vous voulez.

En généralisant, il peut vous être utile de faire ce type de tableau récapitulatif pour tous les sortes de sources et de dépôts que vous rencontrerez.

Association d'une source à un dépôt

Comme on l'a dit plus haut, on peut créer un source puis un dépôt, dans ce sens, ou bien dans l'autre.

La création des entités n'est pas documentée ici. Cela peut se faire depuis les 3 éditeurs, depuis le menu contextuel et depuis la barre d'édition d'Aries.

Exemple pour la création d'un dépôt avec le menu contextuel depuis n'importe quelle entité.

Création d'un dépôt depuis la barre de bouton.

Le plus important c'est l'association entre les deux.

Plusieurs solutions existent selon l'éditeur utilisé.

Depuis l'éditeur Cygnus

Depuis Cygnus, lorsque vous êtes train d'éditer une source, cliquez sur le bouton Dépôt en bas à droite.

Ce bouton n'est disponible que si une source est effectivement en train d'être éditée.

Un clic sur ce bouton ouvre la fenêtre de choix d'un dépôt, existant ou à créer.

Dans cette fenêtre, le contenu du dépôt sélectionné à droite, n'est que la partie en haut à gauche.

La liste du milieu est la liste des sources qui utilisent le dépôt.

Les données du bas sont les références, dans le dépôt, de la source en train d'être éditée, c'est-à-dire celle d'où l'on a cliqué juste avant. Dans cette éditeur on ne peut mettre qu'une référence.

Depuis l'éditeur Aries

Depuis Aries, lors de l'édition d'une source, soit directement depuis une entité source, soit depuis la source d'un événement, choisissez l'onglet dépôt puis cliquez sur l'un des deux boutons surlignés.

Dans le cas du bouton Lier, c'est une liste de dépôts qui apparaît, il vous suffit d'en choisir un.

Dans le cas d'un dépôt qui n'existe pas déjà, la fenêtre suivante apparaît.

Depuis l'éditeur Gedcom

Depuis l'éditeur Gedcom, placez-vous sur l'entité Source, puis faites un clic droit n'importe où sur le paneau du haut de l'éditeur Gedcom, et choisissez Ajoutez un media, une note, une source, etc. puis Ajouter un dépôt.

La fenêtre suivante apparaît, soit pour créer un nouveau dépôt, soit pour en choisir un de la liste.

Supposons que vous choisissiez de créer un nouveau dépôt, vous arrivez ensuite sur cette fenêtre, pour y renseigner l'addresse par exemple.

Si vous revenez sur l'entité précédente, c'est-à-dire l'entité source, en cliquant sur la flèche gauche de la barre de navigation, vous voyez que le dépôt a été ajouté.

Les références du dépôt s'ajoutent en faisant un clic droit dur la ligne REPO, et en choisissant "Ajouter une propriété directement", puis CALN.

Puis de nouveau en cliquant sur CALN pour ajouter MEDI.

Vous obtenez le résultat suivant.

Et voilà.

On peut remarquer au passage les différences d'efficacité et de transparence des éditeurs.