Document your sources (STLM)

You will collect many official documents (acts, deeds) that you will need to enter in Ancestris.

Each record you find will enrich your genealogy with individuals, events, sources or notes.

This page will help you know how to enter a deed using sources and repositories.

Importance of documenting your sources

Whatever the origin, every good genealogist must display his/her sources: there is no good genealogy without sources.

The information that constitutes sources for a genealogy can be the result of

• personal research (civil status, notaries, cemeteries, various archives, etc.)
• sharing with other genealogists
• oral information collection
• family document study

Even if the source you have is not the best or is not definitive, you necessarily base the existence of a person or a fact on a source of information. This will be your source and you will keep track of where your information came from, even if it means finding a better source later.

Sources et Dépôts

Une source est donc une retranscription originale sur un support qui permet de justifier d'une information saisie dans une généalogie. Par exemple, un registre paroissial, une table décennale, un acte d'état civil, un acte d'un registre paroissial, un livret de famille, une pierre tombale, une vidéo, un fichier audio.

Par ailleurs, toute source doit pouvoir se rattacher à un dépôt.

Un dépôt est le lieu de stockage physique ou électronique, le site géographique, contenant ledit support original (mairie, Archives départementales, cimetière, adresse personnelle, etc.) ou le site Internet (des archives départementales de tel ou tel département).

Quel ordre de rangement dans Ancestris

Une source est contenue dans un dépôt

Dans Ancestris et dans la norme Gedcom, les entités Source sont contenus dans des entités Dépôt.

C'est au moment de renseigner la source que l'on renseigne le dépôt, qui doit donc exister à ce moment là. Par conséquent, il est plus logique de créer le dépôt avant de créer la source.

Néanmoins cette référence au dépôt est facultative. On peut donc la source et créer le dépôt au moment où on a besoin pendant la création de la source, ou ultérieurement.

Les éditeurs permettent donc de saisir les entités dans l'ordre que l'on veut. En pratique, dans vos recherches et dans vos démarches de saisies, il est plus usuel de saisir les contenant avant les contenus, d'autant plus que un même dépôt servira à plusieurs sources.

Où ranger l'acte et le registre ?

Si la création de l'individu se fait via la création de l'entité Individu de façon évidente, un choix se pose à vous pour la Source et le Dépôt.

Voici en effet les nombreux endroits où nous pouvons ranger les choses dans la norme Gedcom et donc dans Ancestris.

1. Dans une propriété source, pour un événement donné d'un individu ou d'une famille donnée : c'est une donnée non partagée.  Elle ne pourra pas être référencée par un autre événement. Il peut y en avoir plusieurs pour un même événement. Chaque lien comprend les informations suivante.
   
   • Lien avec une source
     
     • La page dans la source - Étiquette PAGE 
     • La crédibilité de la source, sur une échelle de 0 à 3 - Étiquette QUAY 
       
       • 0 = Non filable ou données résultant d'une estimation
       • 1 = Subjectif (interviews, déclaration orale, biais possible, autobiographie
       • 2 = Source de seconde main, données officielles reportées après l'événement
       • 3 = Source directe, officielle et instantanée par rapport à l'événement
     • La retranscription du texte de la source - Étiquettes DATA puis TEXT
     • Les liens vers les fichiers multimédia - Étiquette OBJE 
     • Le type d'événement cité dans la source (peut être différent de l'événement de l'individu auquel elle est rattachée) - Étiquette EVEN 
2. Dans une Entité source : c'est une donnée partagée par plusieurs événements. Elle peut contenir les informations suivantes.
   
   • Le titre de la source, en version longue, et en version courte - Étiquettes TITL et ABBR
   • La retranscription du texte - Étiquette TEXT
   • Les liens vers les fichiers multimédia - Étiquette OBJE
   • Les liens vers les dépôts ou l'on peut la trouver - Étiquette REPO
     
     • Pour chacun, les références dans le dépôt, la cote (il peut y en avoir plusieurs) - Étiquette CALN
       
       • Et pour chaque référence, le type de support media de la source (audio, livre, carte, électronique, fiche, film, magazine, manuscrit, journal, photo, tombe, vidéo) - Étiquette MEDI
   • Les types d'événements qu'elle contient, avec pour chacun son lieu et sa période - Étiquette DATA/EVEN/DATE, DATA/EVEN/PLAC
   • L'agent responsable - Étiquette DATA/AGNC
   • L'auteur qui l'a créé - Étiquette AUTH
   • Les informations de publication (quand et où) - Étiquette PUBL
3. Dans une Entité dépôt : c'est une donnée partagée par plusieurs sources. On peut y mettre plusieurs informations.
   
   • Le nom du dépôt - Étiquette NAME
   • L'adresse physique - Étiquette ADDR
   • L'adresse internet - Étiquette WWW
   • Un contact (téléphone, email, fax) - Étiquette PHON, EMAIL, FAX.

Nous préconisons un principe d'efficacité qui est de ranger l'information dans une donnée partagée si elle peut servir à plusieurs événements, ou dans une donnée non partagée si cela ne pourra jamais servir qu'à un seul événement, soit d'un individu, soit d'une famille. Voir la page sur les informations partagées pour plus de détails.

Pour la source, c'est d'autant plus pertinent qu'elle inclut un texte souvent long à retranscrire. Il est hors de question de le saisir plusieurs fois. En plus on constate que ce texte peut être rangé à deux endroits différents.

Alors maintenant, une première question : où met-on un acte de mariage et le texte de sa retranscription ?

Le principe d'efficacité nous dit qu'il est plus prudent de saisir un acte de mariage dans une entité source plutôt que dans une propriété source.

L'acte de mariage peut être source d'information de plusieurs événements. Celui du mariage des époux bien sûr, mais il nous renseigne aussi souvent sur l'existence d'autres individus, potentiellement sur leur nom, date et lieu de naissance. L'absence d'un parent de l'un des époux peut aussi nous donner des pistes sur des dates de décès.

Il y a donc des avantages à saisir un acte de mariage dans une source partagée, donc dans une entité Source.

• La source partagée et son texte ne sont saisis qu'une seule fois
• La source partagée peut être référencée ultérieurement par tout autre événement de la généalogie
• La source partagée est accessible depuis la table des entités en lecture directe

Et la question suivante est : mais alors, où saisit-on le registre qui contient l'acte ?

D'après la norme Gedcom, le registre est plutôt saisi dans une source, et l'acte de mariage est une page du registre, qui s'inscrit plutôt naturellement dans une propriété source. Mais alors notre principe d'information partagée ne marche plus.

Par ailleurs, la norme nous incite à mettre un cimetière en dépôt, et une tombe en source. Si un cimetière est un dépôt, pourquoi un registre ne serait-il pas un dépôt ? Pas simple donc car dans la vraie vie, les sources d'information ne se rangent pas juste sur 2 niveaux partagés.

Les choix possibles

Voici des solutions possibles observées dans la pratique pour l'exemple ci-dessus. Il en existe peut-être d'autres.

Considérations sur le choix 1

• L'information utile de la propriété source est la crédibilité
  • Cette information ne peut être que dans l'événement car elle indique la crédibilité de la source pour justifier l'événement, pas la crédibilité de la source en tant que tel
• L'indication de numéros de page ou de numéros d'acte  va plutôt s'inscrire dans la référence au registre plutôt que dans la page côté événement, ou dans le titre de la source
  • En effet, si vous indiquez plusieurs dépôts pour une source (qui serait alors évidemment sous différentes forme et avec le même contenu), le numéro d'acte ou de page n'a plus de sens pour plusieurs référence de dépôt à la fois

Considérations sur le choix 2

• Quand le registre est une source, le texte et les médias vont clairement côté événement
• Le numéro de page a tout son sens côté événement
• Le seul endroit pour inscrire le titre de l'acte est dans le texte de la source

Comment trancher ? En regardant combien vous aurez en moyenne d'événements à rattacher à un même acte, et combien d'actes vous aurez dans un même registre.

Plus le rapport est proche de 1, plus il faudra ranger les choses au même endroit, et plus le rapport est grand, plus il faudra les séparer.

• si vous pensez avoir beaucoup d'événements pour un même acte, il faut séparer l'acte de l'événement, sinon vous passerez votre temps à ressaisir le même acte de nombreuses fois.
• si vous pensez avoir beaucoup d'actes dans un même registre, plus il faudra séparer le registre des actes. Il pourrait également être intéressant dans ce cas de fusionner le registre avec le dépôt, mais tout dépend si vous avez beaucoup de registres pour un même dépôt.

Notre préconisation est de privilégier les informations partagées au niveau des actes, donc le choix 1. C'est ce que fait l'éditeur Cygnus. Les deux autres éditeurs vous permettent de faire les choix que vous voulez.

En généralisant, il peut vous être utile de faire ce type de tableau récapitulatif pour tous les sortes de sources et de dépôts que vous rencontrerez.

Association d'une source à un dépôt

Comme on l'a dit plus haut, on peut créer un source puis un dépôt, dans ce sens, ou bien dans l'autre.

La création des entités n'est pas documentée ici. Cela peut se faire depuis les 3 éditeurs, depuis le menu contextuel et depuis la barre d'édition d'Aries.

Exemple pour la création d'un dépôt avec le menu contextuel depuis n'importe quelle entité.

Création d'un dépôt depuis la barre de bouton.

Le plus important c'est l'association entre les deux.

Plusieurs solutions existent selon l'éditeur utilisé.

Depuis l'éditeur Cygnus

Depuis Cygnus, lorsque vous êtes train d'éditer une source, cliquez sur le bouton Dépôt en bas à droite.

Ce bouton n'est disponible que si une source est effectivement en train d'être éditée.

Un clic sur ce bouton ouvre la fenêtre de choix d'un dépôt, existant ou à créer.

Dans cette fenêtre, le contenu du dépôt sélectionné à droite, n'est que la partie en haut à gauche.

La liste du milieu est la liste des sources qui utilisent le dépôt.

Les données du bas sont les références, dans le dépôt, de la source en train d'être éditée, c'est-à-dire celle d'où l'on a cliqué juste avant. Dans cette éditeur on ne peut mettre qu'une référence.

Depuis l'éditeur Aries

Depuis Aries, lors de l'édition d'une source, soit directement depuis une entité source, soit depuis la source d'un événement, choisissez l'onglet dépôt puis cliquez sur l'un des deux boutons surlignés.

Dans le cas du bouton Lier, c'est une liste de dépôts qui apparaît, il vous suffit d'en choisir un.

Dans le cas d'un dépôt qui n'existe pas déjà, la fenêtre suivante apparaît.

Depuis l'éditeur Gedcom

Depuis l'éditeur Gedcom, placez-vous sur l'entité Source, puis faites un clic droit n'importe où sur le paneau du haut de l'éditeur Gedcom, et choisissez Ajoutez un media, une note, une source, etc. puis Ajouter un dépôt.

La fenêtre suivante apparaît, soit pour créer un nouveau dépôt, soit pour en choisir un de la liste.

Supposons que vous choisissiez de créer un nouveau dépôt, vous arrivez ensuite sur cette fenêtre, pour y renseigner l'addresse par exemple.

Si vous revenez sur l'entité précédente, c'est-à-dire l'entité source, en cliquant sur la flèche gauche de la barre de navigation, vous voyez que le dépôt a été ajouté.

Les références du dépôt s'ajoutent en faisant un clic droit dur la ligne REPO, et en choisissant "Ajouter une propriété directement", puis CALN.

Puis de nouveau en cliquant sur CALN pour ajouter MEDI.

Vous obtenez le résultat suivant.

Et voilà.

On peut remarquer au passage les différences d'efficacité et de transparence des éditeurs.