Saisie d'actes et relevés

L'outil Saisie d'actes et relevés permet d'ajouter automatiquement des personnes et des informations à votre généalogie à partir de documents officiels numérisés. Cet outil a également pour objectif de vous aider à créer des relevés pour le bénéfice d'autres généalogistes.

Comme son nom l'indique, il permet donc de saisir des actes automatiquement et de faire des relevés.

Cet outil est accessible depuis le menu Outils ou depuis l'éditeur Cygnus.

Pour obtenir toutes les fonctionnalités décrites dans cette page, vous aurez besoin d'Ancestris 13 car l'outil a été entièrement revu.

Principe

Pour comprendre l'outil, décrivons le processus de saisie d'informations dans un fichier généalogique à partir d'un document texte officiel, et comment cela peut être fait dans d'Ancestris.

Processus

Dans l'image ci-dessus, la rangée supérieure avec les cases bleues montre de gauche à droite toutes les étapes possibles que nous voyons pour saisir des informations dans un fichier Gedcom à partir du document papier source.

Dans la première étape à gauche, vous avez récupéré un document source papier. Disons par exemple que vous ayez trouvé l'acte de naissance d'une personne que vous cherchiez depuis longtemps lors d'une visite chez un grand-parent.
La deuxième étape consiste à numériser le document, à le scanner ou à le photographier. Dans notre exemple, vous disposez alors de votre acte de naissance au format numérique sur votre ordinateur.
La troisième étape consiste à isoler le texte qui vous intéresse du reste de l'image au cas où plusieurs actes ou certificats seraient visibles sur l'image. Par exemple, si l'image de l'acte de naissance représente la page entière d'un registre paroissial avec un acte de naissance avant et après celui dont vous avez besoin, ou si l'acte s'étend sur plusieurs pages, un recadrage ou un assemblage sera nécessaire. Vous obtiendrez alors sur une seule image le texte intégral de l'acte dont vous avez besoin et uniquement le text qui vous intéresse.
La quatrième étape consiste à transcrire le texte de l'image dans un formulaire. Cela se fait généralement en le lisant, en le comprenant et en saisissant les informations dans les champs appropriés. Pour l'acte de naissance de notre exemple, vous saisirez la date et le lieu de délivrance, le nom du nouveau-né, la date de naissance si elle est différente de la date de délivrance, les noms des parents et éventuellement ceux des témoins.
La cinquième étape consiste à enregistrer ce formulaire dans un fichier d'état civil afin de ne pas perdre le travail effectué. Ce fichier contient probablement d'autres enregistrements d'actes. Vous pouvez regrouper tous les actes trouvés dans un seul fichier, ou créer un fichier par ville, ou selon tout autre critère de répartition. Dans un fichier de relevé, les actes ne sont pas liés entre eux, contrairement à une généalogie.
La sixième étape consiste à placer correctement toutes les informations de l'acte dans votre fichier généalogique, là où elles doivent être. Dans notre exemple de l'acte de naissance, l'un des parents peut déjà exister dans votre généalogie et vous souhaiterez lier les nouvelles informations à cet individu plutôt que de le recréer. De plus, si vous souhaitez conserver la preuve des informations récupérées dans le fichier généalogique (ce qui est fortement recommandé), vous devrez créer un média pour stocker l'image numérique précédemment créée, la documenter et la relier à l'évènement naissance. Pour terminer avec notre exemple, le résultat final souhaité est d'avoir votre nouvel individu apparaissant dans votre arbre généalogique, lié à ses parents, et l'image de la source consultable pour expliquer et justifier tout cela.

Bien entendu, toutes les étapes ne sont pas obligatoirement effectuées pour chaque document que vous pouvez avoir.

Vous pouvez partir d'un document déjà numérisé si vous l'avez pris en photo lors d'une visite dans un centre d'état civil ou aux archives départementales, par exemple.
Il n'est pas obligatoire de recadrer les images si l'image source contient déjà l'intégralité du texte dont vous avez besoin et uniquement celui-ci.
Il n'est pas obligatoire de saisir l'acte dans un fichier de relevés, vous pouvez saisir directement les informations dans le fichier généalogique.

Le processus général décrit ci-dessus nous permet de voir quatre situations concrètes de travail. Nous allons maintenant vous expliquer comment réaliser ce processus avec Ancestris dans chacune de ces situations.

Situations

Situation 1 – Saisissez manuellement les informations vues dans le document via les éditeurs Ancestris (Cygnus, Aries, Gedcom)

Dans l’image, le processus effectué ici est représenté par la rangée avec la flèche orange.

C'est la situation la plus courante de nos jours. Elle se compose de seulement trois étapes (représentées par les points rouges) et de deux séries d'activités (représentées par les cases jaunes).

Activités

Vous possédez ou collectez un document numérisé lors d'une visite ou directement sur un site web, et vous le stockez sur votre ordinateur. Cette opération s'effectue en dehors de cet outil.
Vous saisissez manuellement toutes les informations de votre arbre généalogique. C'est là que vous utilisez Ancestris. Pour cela, vous avez le choix entre trois éditeurs : Cygnus, Aries ou Gedcom. Chacun présente ses avantages, décrits dans cette documentation.

L'outil Saisie d'actes et relevés n'est pas directement utilisé dans ce cas. Ce sont les éditeur Ancestris qui sont utilisées.

L'avantage de cette situation est sa grande simplicité. En revanche, elle est très manuelle, assez longue et donc sujette aux erreurs.

Pour un acte de mariage, par exemple, vous devrez peut-être créer jusqu'à 10 entités Individu, 1 entité média et 1 entité source. Vous devrez documenter toutes leurs informations respectives et relier toutes ces entités entre elles.
Assez fastidieux, n'est-ce pas ? Et si tout cela pouvait être automatisé ?
C'est là qu'intervient l'outil 'Saisie d'actes et relevé'. C'est ce que l'on décrit dans la « situation 2 » ci-dessous.

Pour vous faciliter la tâche, il est possible de passer en mode automatique (Situation 2) depuis l'éditeur Cygnus (Situation 1).

Cliquez simplement sur le bouton « Extraction d'informations » dans la section Source de l'éditeur Cygnus. Un fichier vous sera demandé si la source n'en contient pas, et vous serez redirigé au milieu de la situation 2 décrite ci-après.

Situation 2 – Convertir automatiquement une image en enregistrement de registre via l'outil « Saisie d'actes et relevé » (Cadrage & Transcription)

Dans l’image, le processus effectué ici est représenté par la rangée avec la flèche vert clair.

L'intelligence artificielle permet d'automatiser la plupart des tâches manuelles décrites dans la « Situation 1 », et cette « Situation 2 » pourrait bientôt devenir la méthode la plus courante. Elle se compose de 6 étapes (représentées par les points rouges) et de 5 séries d'activités (représentées par les cases jaunes et grises). Les tâches jaunes sont réalisées hors d'Ancestris. Les tâches grises sont réalisées dans Ancestris.

Activités

Vous possédez ou collectez un document numérisé lors d'une visite ou directement sur un site web, et vous stockez ce fichier sur votre ordinateur. Cette opération est effectuée en dehors d'Ancestris.
Vous utilisez l'outil « Cadrage » de l'outil de Saisie d'actes pour visualiser l'image brute et recadrer une image contenant le texte d'un acte ou d'un certificat d'état civil.
Vous utilisez l'outil « Transcription » de l'outil Saisie d'actes pour convertir le texte de l'image en un enregistrement affiché sous forme de formulaire rempli, avec les informations pertinentes dans les champs appropriés. C'est là que la magie opère. Consultez ce cas d'usage ici si vous êtes impatient.
Vous sauvegardez l'enregistrement dans un fichier de Relevés.
Vous copiez l'enregistrement dans votre arbre généalogique.
- La logique de l'outil vous proposera les options les plus pertinentes pour fusionner l'enregistrement dans votre arbre généalogique et vous en sélectionnerez une.
- Vous configurerez les éléments à inclure ou à exclure de la fusion et confirmez.
- Ancestris se charge du reste automatiquement. Il créera toutes les entités pertinentes, les remplira avec les informations de l'enregistrement, annotera certaines dates et certains lieux, liera toutes les entités ensemble et affichera le résultat dans les éditeurs.

L'outil Saisie d'acte et relevé est utilisé pour cette situation.

Situation 3 – Récupérer les enregistrements d'un fichier de relevé existant via l'outil « Saisie d'actes et relevé » (Relevé)

Dans l’image, le processus effectué ici est représenté par la rangée avec la flèche vert foncé.

Cette situation comporte trois étapes et deux activités. La différence avec les deux précédentes réside dans le fait que celle-ci ne part pas d'un document numérisé, mais d'un fichier de relevés que vous avez peut-être créé précédemment ou que vous avez reçu d'un tiers.

Un fichier de relevé dans Ancestris est un simple fichier CSV conforme à un format connu : NIMEGUE, EGMT ou ANCESTRIS.

Activités

Vous disposez d'un fichier de relevé sur votre ordinateur et vous l'ouvrez à l'aide de l'outil « Relevé » de l'outil "Saisie d'actes et relevé"
Sélectionnez l'enregistrement qui vous intéresse et copiez-le dans votre arbre généalogique de la même manière que celle décrite ci-dessus dans l'activité 5 « Situation 2 ».

Situation 4 – Production de fichiers de relevés à l'usage d'autres personnes

La « Situation 3 » suggère qu'au lieu d'utiliser un fichier de relevé appartenant à quelqu'un d'autre, vous pouvez créer vous-même les fichiers de registre que d'autres utiliseront.

Dans ce cas, utilisez la « Situation 2 » pour collecter les actes les uns après les autres sans les copier dans votre généalogie.

Vous partez de photos des pages entières des registres et avez peut-être à les recadrez de façon à avoir les actes sur des images individuelles. Vous transcrivez manuellement ou automatiquement le texte de chaque image dans le formulaire et sauvegardez les enregistrements dans un fichier de relevé.

Vous exportez le fichier dans l'un des formats de relevé : NIMEGUE, EGMT ou ANCESTRIS.

Info : un Relevé est aussi le nom d'un inventaire d'état civil, c'est-à-dire l'opération manuelle d'un particulier ou d'une association généalogique visant à collecter et à saisir informatiquement, un à un, tous les actes d'un registre paroissial ou d'état civil, avec une transcription plus ou moins complète et exhaustive des informations.
L'outil "Saisie d'actes et relevé" est conçu pour vous accompagner dans cette opération.

Description

L'outil Saisie d'actes et relevé est en fait composé de 3 outils, chacun dans une fenêtre spécifique, pour une situation de travail et des activités spécifiques, chacun avec sa propre barre d'outils de boutons.

Cadrage
Transcription
Relevé

Ces outils ont été présentés dans la section « Situations » ci-dessus. Nous détaillerons ci-dessous leurs fonctionnalités.

Cadrage

La fenêtre Cadrage vous aide à recadrer des images affichant plusieurs certificats pour produire des images avec un seul certificat par image.

Cet outil permet, à partir de photos brutes contenant plusieurs actes et situées dans un répertoire,

D’extraire les photos des actes individuels en dimensionnant le carré rouge et en double-cliquant sur la photo ou en appuyant sur le bouton Recadrer.
De les numéroter.
Et de les ranger dans un autre répertoire où elles seront directement référencées par les entités sources du fichier Gedcom de votre généalogie.

La fenêtre Cadrage est utilisée dans la « Situation 2 » ci-dessus.

Voici à quoi ressemble la fenêtre.

La fenêtre montre

Bouton Cadrage

Ce bouton sélectionne l'outil Cadrage.

Bouton Transcription

Ce bouton sélectionne l'outil Transcription.

Bouton Relevé

Ce bouton sélectionne l'outil Relevé.

Bouton Dossier de lecture

Ce bouton vous permet de définir le répertoire des fichiers images brutes. C'est là que vous devez stocker les images à recadrer.

Bouton image précédente

Ce bouton affiche l'image précédente dans la liste des fichiers.

Bouton image suivante

Ce bouton affiche l'image suivante dans la liste des fichiers.

Champ coordonnées de la souris

Ce champ affiche les coordonnées de la souris sur l'image. L'affichage des coordonnées de la souris permet principalement de positionner et de dimensionner le rectangle rouge sur l'image. En déplaçant les quatre côtés du rectangle, vous pouvez définir sa position et sa taille.

Champ coordonnées du réticule

Ce champ affiche les coordonnées du réticule sur l'image, si vous souhaitez mémoriser précisément l'emplacement du réticule pour certaines photos. Vous pouvez afficher ou masquer les lignes verticales et horizontales du réticule en faisant un clic droit.

Le réticule permet de définir le coin supérieur gauche de l'image à prendre en compte. Ceci est utile si vous souhaitez conserver uniquement une partie de l'image ayant la taille et la forme du rectangle rouge, en commençant par la position du réticule.

Si le réticule n'est pas visible, à la fois la position et la taille du rectangle rouge sont prises en compte, et l'image est découpée le long de la ligne du rectangle rouge là où il se trouve.
Si le réticule est visible, seule la taille du rectangle rouge est prise en compte, et l'image est découpée à partir du point du réticule selon un rectangle de taille égale à celui du rectangle rouge. C'est comme si le coin supérieur gauche du rectangle rouge se trouvait à la position du réticule.

Quel problème cela résout-il ? Si vous avez plusieurs images dont vous souhaitez uniquement conserver le côté droit (par exemple, la page droite d'un registre présentant deux pages), et que le côté droit de l'image ne commence pas toujours au même endroit, il vous suffit de positionner le réticule d'une image à l'autre, sans ajuster les quatre côtés du rectangle rouge.

Bouton Dossier d'écriture

Ce bouton vous permet de définir le répertoire pour stocker les fichiers des images recadrées. Si vous fusionnez un enregistrement à votre arbre généalogique, c'est un répertoire qui sera référencé dans le fichier Gedcom. Bien sûr, vous pouvez définir plusieurs répertoires d'écriture.

Champ Préfixe du fichier

Ce champ définit un nom racine (ou préfixe) pour chaque fichier recadré. Il peut s'agir d'une référence de document dans un centre d'archive, d'un numéro de page dans un registre ou de tout autre préfixe que vous souhaitez utiliser pour nommer votre fichier multimédia.

Champ Index du fichier

Ce champ définit l'index de l'image recadrée. Il peut s'agir du numéro de certificat de l'acte dans une registre ou de tout autre index que vous souhaitez définir pour vos fichiers multimédias. Il peut s'agir aussi du numéro dans le nom du fichier image.

Champ Nom du fichier

Ce champ affiche le nom complet du fichier image résultant de la concaténation de la partie racine et de la partie index.

Bouton Recadrer

Ce bouton recadre l'image le long du rectangle rouge, enregistre le fichier dans le répertoire d'écriture sous le nom indiqué dans le champ « Nom du fichier » et passe au fichier image suivant dans la liste des fichiers de lecture.

Avant d'appuyer sur le bouton « Recadrer », déplacez les bords du rectangle rouge à l'endroit où l'image doit être coupée. Vous ne pouvez pas déplacer les coins, seulement les bords. Vous pouvez utiliser le réticule décrit ci-dessus pour redéfinir le coin supérieur gauche de l'image à prendre en compte.

Le rectangle rouge reste à la même position lorsque vous changez d'image dans la liste.

Double-cliquez sur l'image permet également de la recadrer.

Bouton Paramètres de la vue actuelle

Ce bouton affiche les paramètres de l’outil Saisie d'actes et relevé.

Bouton Information

Ce bouton masque/affiche les informations sur l'outil en haut de la fenêtre.

Bouton Aide en ligne

Ce bouton ouvre cette page de documentation.

Transcription

La fenêtre Transcription vous aide à convertir l'image d'un texte en un enregistrement de relevé.

Cet outil permet, à partir des actes numérisés,

D’identifier et de retranscrire le type d’acte, les informations sur les individus concernés par l’acte, et le texte de l’acte.
De transférer les individus et la source ainsi constitués dans le fichier Gedcom de la généalogie par le bouton 'Copier l'acte dans la généalogie', par glisser/déposer ou simple copier/coller de chaque information.
De sauvegarder cette retranscription dans un fichier relevé.

La fenêtre Transcription est utilisée dans la "Situation 2" décrite ci-dessus.

Voici à quoi ressemble la fenêtre.

Le panneau affiche :

une barre d'outils avec des boutons.
un texte d'information expliquant les possibilités offertes par l'outil.
une liste de fichiers image sur le côté gauche.
l'image de chaque fichier dans la section centrale. L'image peut être déplacée et agrandie ou réduite à l'aide de la souris.
l'Éditeur d'enregistrements contenant les informations de l'image sur le côté droit. Cet éditeur est décrit dans la section suivante.

Barre d'outils

Bouton Cadrage

Ce bouton sélectionne l'outil Cadrage.

Bouton Transcription

Ce bouton sélectionne l'outil Transcription.

Bouton Relevé

Ce bouton sélectionne l'outil Relevé.

Bouton Dossier

Ce bouton sélectionne le répertoire des fichiers images que vous souhaitez transcrire.

Bouton image précédente

Ce bouton affiche l'image précédente dans la liste des fichiers.

Bouton image suivante

Ce bouton affiche l'image suivante dans la liste des fichiers.

Bouton Haut

Ce bouton affiche le haut de l'image.

Bouton Bas

Ce bouton affiche le bas de l'image.

Bouton Contraste

Ce bouton améliore le contraste d'une section de l'image pour une meilleure lisibilité et une meilleure compréhension du texte.

Après avoir cliqué sur le bouton, sélectionnez une zone rectangulaire de la photo. Pour quitter l'optimisation de contraste, cliquez à nouveau sur le bouton.

Bouton Transcription automatique

Ce bouton convertit automatiquement le texte de l'image en enregistrement de relevé. Il affiche 1 étoile pour une transcription en 1 étape et 2 étoiles pour une transcription en 2 étapes. Le bouton 1 étape est plus précis pour les documents manuscrits. Le bouton 2 étapes est plus rapide.

Voici quelques informations pour vous aider à comprendre le fonctionnement et à choisir le mode de transcription le plus adapté à vos besoins.

En cliquant sur ce bouton, Ancestris effectue une opération de reconnaissance optique de caractères (OCR) sur l'image pour obtenir le texte, puis une opération de « compréhension du document » pour en extraire les informations.

Ces opérations sont effectuées en appelant un service Internet utilisant un modèle de langage large (LLM) basé sur l'intelligence artificielle.

Ancestris utilise actuellement les modèles Mistral AI. Ancestris appelle les API correspondantes (point d'entrée du service Internet). L'utilisation de Mistral AI s'avère très efficace pour interpréter tous les documents, qu'ils soient dactylographiés ou manuscrits.
Nous vous recommandons de définir votre propre clé API Mistral AI dans les paramètres (voir image ci-dessous), car la clé API fournie dans Ancestris a un quota d'utilisation limité. Pour une utilisation occasionnelle et non commerciale, le service peut être gratuit. Un abonnement payant est également possible pour de meilleures performances et un quota étendu.

À ce stade, compte tenu de la façon dont Ancestris utilise le service LLM, la rapidité et la précision des résultats diffèrent selon que le document est dactylographié ou manuscrit. C'est pourquoi nous avons défini deux modes de transcription afin d'utiliser soit le même modèle, soit deux modèles différents pour l'OCR et la compréhension du document. Veuillez noter que ce compromis pourrait simplement être dû à une mauvaise utilisation des modèles par Ancestris, et non à leurs propriétés intrinsèques.

Notre recommandation est donc la suivante.

Utilisez le mode 1 étape pour les documents manuscrits, car il est plus précis. L'inconvénient est un temps de réponse généralement plus long. Dans ce mode, le bouton affiche 1 étoile.
Utilisez le mode 2 étapes pour les documents dactylographiés, car il est plus rapide et suffisamment précis. L'inconvénient est qu'il est moins performant sur les documents manuscrits. Dans ce mode, le bouton affiche 2 étoiles.

Vous définissez la clé API et le mode de transcription via le bouton Paramètres dans cette section du panneau d'options.

Avec le mode 2 étapes, Ancestris vous affichera le texte après l'opération OCR dans une fenêtre spécifique afin de vous donner la possibilité de corriger le texte si la transcription est incorrecte.
Avec le mode 1 étape, vous effectuerez toute correction directement dans les champs du formulaire de l'éditeur d'enregistrement.

Bouton Enregistrer le fichier de relevés

Ce bouton enregistre l'enregistrement (le relevé) dans le fichier de relevés.

Icône et nom du fichier de relevés

Ce composant affiche le nom du fichier de relevés actuellement utilisé.

Bouton Créer un enregistrement

Ce bouton crée un nouvel enregistrement dans le registre.

Bouton d'enregistrement précédent

Ce bouton affiche l'enregistrement précédent dans l'éditeur.

Index de l'enregistrement actuel

Ce champ indique l'index de l'enregistrement actuellement affiché dans l'éditeur.

Bouton d'enregistrement suivant

Ce bouton affiche l'enregistrement suivant dans l'éditeur.

Bouton Supprimer l'enregistrement

Ce bouton supprime l'enregistrement actuel affiché dans l'éditeur. Une confirmation vous sera demandée.

Bouton Copier l'enregistrement vers le Gedcom

Ce bouton affiche la fenêtre de l'Assistant de fusion pour vous aider à fusionner l'enregistrement dans votre arbre généalogique.

Bouton Éditeur flottant

Ce bouton ouvre une fenêtre indépendante pour l'éditeur. C'est utile si l'image que vous essayez de déchiffrer s'affiche dans une application externe à Ancestris.

Bouton Paramètres de la vue actuelle

Ce bouton affiche les paramètres de l’outil Saisie d'actes et relevé.

Bouton Information

Ce bouton masque/affiche les informations sur l'outil en haut de la fenêtre.

Bouton Aide en ligne

Ce bouton ouvre cette page de documentation.

Relevé

La fenêtre Relevé est là où vous gérez les fichiers et les enregistrements de relevés.

Cet outil permet de gérer des relevés d'actes créés ou importés,

D'ajouter, modifier, supprimer des actes d'un relevé (utilisez les racourcis pour les actions fréquentes et ALT+Z pour annuler un changement).
De transférer les individus concernés par les actes dans le fichier Gedcom de la généalogie par glisser/déposer ou copier/coller.
D’exporter le relevé pour les communes souhaitées dans l’un des formats prévus pour les relevés.</html>

La fenêtre Relevé est utilisé en particulier dans la « Situation 3 » ci-dessus, et est en fait utilisé dans n'importe quelle situation.

Voici à quoi ressemble la fenêtre.

Le panneau affiche :

Une barre d'outils avec des boutons
Un texte d'information expliquant les possibilités de l'outil
Les Tables d'enregistrements à gauche avec les listes d'enregistrements selon les types d'enregistrements : naissances, mariages, décès, divers, etc.
L'Éditeur d'enregistrements contenant les informations de l'enregistrement à droit.

Barre d'outils

Bouton Cadrage

Ce bouton sélectionne l'outil Cadrage.

Bouton Transcription

Ce bouton sélectionne l'outil Transcription.

Bouton Relevé

Ce bouton sélectionne l'outil Relevé.

Bouton Nouveau fichier de relevé

Ce bouton ferme le fichier de registre actuel et en ouvre un vide.

Si des données étaient en cours de saisie, un message vous avertit de sauvegarder ce que vous faisiez.

Si vous confirmez, l'éditeur d'enregistrement sera vidé et Ancestris vous proposera de commencer à remplir un nouvel enregistrement.

Bouton Ouvrir un fichier de relevés

Ce bouton vous permet d'ouvrir un fichier de relevés existant. Vous pouvez ouvrir un fichier de relevés précédemment enregistré par Ancestris ou provenant d'autres sources.

Les différents formats de fichiers sont automatiquement reconnus (NIMEGUE, EGMT, ANCESTRIS). Si Ancestris détecte des lignes non conformes à un format connu, un message d'erreur s'affiche, indiquant la liste des lignes erronées.

Bouton Importer un fichier de relevés

Ce bouton vous permet d'importer les enregistrements d'un fichier de relevé existant dans le fichier de relevé actuel.

Bouton de Démo d'un fichier de relevés

Ce bouton ouvre un fichier de registre de démonstration contenant des exemples d'enregistrements pour la généalogie Bourbon.

Bouton de statistiques du fichier de relevés

Ce bouton affiche le nombre de types d'enregistrements par an inclus dans le fichier de relevés actuel.

Bouton de recherche d'enregistrement

Ce bouton affiche un tableau contenant toutes les données contenues dans le fichier de relevés pour une vérification globale et pour vous aider à trouver un enregistrement spécifique dans le fichier de relevés.

Un bouton est également disponible pour ouvrir l'Éditeur flottant.

Bouton Enregistrer le fichier de relevés

Ce bouton enregistre l'enregistrement (le relevé) dans le fichier de relevés.

Bouton Enregistrer sous

Ce bouton enregistre le fichier de relevés actuel sous un autre nom.

Bouton Exporter

Ce bouton exporte le fichier de relevés actuel dans l'un des formats CSV suivants : NIMEGUE, EGMT, ANCESTRIS. La fenêtre suivante s'affiche.Dans cette fenêtre, vous pouvez spécifier

le format du fichier d'exportation (EGMT, NIMEGUE ou PDF)
le type d'actes à exporter (Naissances, Mariages, Décès, Divers ou tous les actes)
et le nom du fichier d'exportation.

Icône et nom du fichier de relevés

Ce composant affiche le nom du fichier de relevés actuellement utilisé.

Bouton Créer un enregistrement

Ce bouton crée un nouvel enregistrement dans le registre.

Bouton Supprimer l'enregistrement

Ce bouton supprime l'enregistrement actuel affiché dans l'éditeur. Une confirmation vous sera demandée.

Bouton Copier l'enregistrement vers le Gedcom

Ce bouton affiche la fenêtre de l'Assistant de fusion pour vous aider à fusionner l'enregistrement dans votre arbre généalogique.

Bouton Éditeur flottant

Ce bouton ouvre une fenêtre indépendante pour l'éditeur. C'est utile si l'image que vous essayez de déchiffrer s'affiche dans une application externe à Ancestris.

Bouton Paramètres de la vue actuelle

Ce bouton affiche les paramètres de l’outil Saisie d'actes et relevé.

Bouton Information

Ce bouton masque/affiche les informations sur l'outil en haut de la fenêtre.

Bouton Aide en ligne

Ce bouton ouvre cette page de documentation.

Tables d'enregistrement

Le volet à onglets sur le côté gauche affiche cinq tables où sont stockés les enregistrements du relevés. Ce sont les 5 tables d'enregistrements.

La table des naissances
La table des mariages
La table des décès
La table des documents divers tels que les publications et contrats de mariage, les testaments, les enterrements, les naturalisations.
La table récapitulative de tous les enregistrements, qui est l'addition des quatre tables précédentes

Chaque table est affichée dans un onglet. Pour consulter le contenu d'une table, cliquez sur l'onglet correspondant.

Chaque ligne représente un enregistrement (un relevé). Un enregistrement correspond à un acte, un certificat, etc.

Cliquez sur le titre de la colonne pour trier la table par ordre alphabétique ou par date, selon le type de données de la colonne.

Pour déplacer une colonne, cliquez sur le titre de la colonne et déplacez la souris latéralement tout en maintenant le bouton enfoncé.

Ajustez la largeur des colonnes pour une meilleure visualisation des informations.

Un clic droit n'importe où dans la partie gauche de la fenêtre affiche le menu contextuel suivant. Il permet de lancer les actions qui s'appliqueront à l'enregistrement sélectionné.

Popup context menu

L'action Insérer insère un enregistrement avant celui sélectionné.
L'action Supprimer supprime l'enregistrement sélectionné. Une confirmation sera demandée.
L'action Décrémenter l'index réduit le numéro d'index de l'enregistrement de 1 et trie les enregistrements en conséquence.
L'action Incrémenter l'index augmente le numéro d'index de l'enregistrement de 1 et trie les enregistrements en conséquence.
L'action Surligner les enregistrements existant dans le Gedcom affiche la colonne d'index sur fond rouge pour les enregistrements correspondant à une source existante dans le fichier généalogique. Un enregistrement mis en surbrillance correspond à un individu dans la généalogie.
- Un simple clic sur cet enregistrement affiche l'individu dans les vues Ancestris.
- Un double-clic sur cet enregistrement reconstruit et affiche l'arbre dynamique avec l'individu correspondant comme racine de l'arbre.
L'action Créer dans le presse papier un nom pour le fichier de l'image affiche une fenêtre contextuelle montrant un nom de fichier avec l'extension .jpg. Ce nom se trouve dans le presse-papiers. Il vous suffit de l'utiliser pour enregistrer le fichier image sous ce nom.
L'action Résumé de l'enregistrement affiche une fenêtre contextuelle avec un résumé proposé de l'enregistrement.
L'action Copier l'enregistrement dans le Gedcom réalise la même action que le bouton Copier de la barre d'outils. Il affiche l'Assistant de fusion pour vous aider à fusionner l'enregistrement dans votre arbre généalogique.

Éditeur d'enregistrement

À droite se trouve l'éditeur d'enregistrements. Il vous sert à modifier le contenu des enregistrements.

Vous remarquerez que les Tables d'enregistrements et l'Éditeur d'enregistrements fonctionnent ensemble.

Lorsqu'une table est sélectionnée dans l'onglet, l'éditeur s'adapte au type d'enregistrement à saisir.
Lorsqu'un enregistrement est sélectionné dans une table, l'éditeur affiche le contenu de l'enregistrement correspondant.

La barre de séparation entre les tables et l'éditeur est également ajustable.

En haut de l'éditeur, le lieu d'émission de l'acte ou du certificat est affiché.

Le bouton géographique à droite vous permet de modifier les détails de localisation.

Sous le lieu d'émission sont affichés tous les champs de l'enregistrement que vous pouvez modifier.

Un enregistrement de type Divers peut décrire n'importe quel type d'événement, à l'exception des naissances, des mariages et des décès, qui ont déjà leur formulaire de saisie spécifique. Pour un enregistrement Divers, utilisez la première liste déroulante du formulaire pour spécifier le type d'événement de l'enregistrement.

Chaque formulaire d'édition est divisé en sections et chaque section a un titre avec un bouton à gauche.

Le titre de la section indique le type de personnage concerné par les données.
Le bouton situé à gauche du titre, en haut, permet d'ajouter ou de supprimer des lignes.
- Un bouton « -- » indique que vous pouvez uniquement supprimer des lignes.
- Un bouton « + » indique que vous pouvez ajouter des lignes.
- Cliquer sur ce bouton fait apparaître le menu déroulant des champs affichables. Vous devez les cocher pour les afficher.
- Par exemple, voici le menu déroulant des données pouvant être saisies pour l'enfant d'un acte de naissance (ces champs sont tous cochés par défaut).

Dans le formulaire, le champ en cours d'édition apparaît avec un fond bleu.

Le formulaire bénéficie d'une aide à la saisie et de raccourcis clavier décrits ci-dessous.

Éditeur flottant

Le bouton Éditeur flottant dans la barre d’outils ouvre une fenêtre flottante avec l’éditeur d’enregistrement.

Ceci est utile si l'image que vous essayez de déchiffrer s'affiche dans une application externe à Ancestris. Par exemple, votre navigateur web pourrait être ouvert sur l'un des dépôts en ligne de documents numérisés archivés.

Utilisation

La section en haut de cette page décrit les principales situations d'utilisation des outils Saisie d'actes et relevé.

Nous illustrons ici ces situations avec les cas d'usage suivants :

Transcrire automatiquement un document à l'aide du service d'intelligence artificielle. Utilisé dans les situations 2 et 4.
Copier un acte dans votre généalogie. Nous utiliserons un exemple d'acte de naissance et un exemple de mariage. Utilisés dans les situations 2, 3 et 4.
Comprendre le lien bidirectionnel entre les actes de Relevé et le fichier Gedcom.
Modifier efficacement de nombreux actes à l'aide de l'éditeur : raccourcis, vérifications automatiques, autocomplétion. Particulièrement utile pour la situation 3.
Suggestions pour organiser un grand nombre d'images en utilisant les valeurs Référence et Page pour la structure des dossiers et la convention de nommage des fichiers. Particulièrement utile pour la situation 3.

Transcrire automatiquement un document grâce à l'intelligence artificielle

Ce cas d’usage est particulièrement simple.

Sélectionnez l'outil Transcription et sélectionnez une image à convertir en enregistrment. Ici, nous prenons une copie de l'acte de naissance de Louis XIV.

Nous partons d'un fichier d'état civil vide pour mieux vous montrer le résultat.

Cliquez sur le bouton « Extraire les informations » qui apparaît, soit en 1 étape , soit en 2 étapes . Pour les documents manuscrits, nous recommandons le mode de transcription en 1 étape. L'écriture manuscrite du document affiché étant ici particulièrement soignée, le mode de transcription en 2 étapes est également performant. Les deux modes sont présentés ci-dessous. Accédez aux paramètres si vous souhaitez modifier le mode de transcription.

Mode de transcription en une étape

En appuyant sur le bouton , le « popup d'attente » suivant s'affiche.

D'expérience, le temps d'attente dépend de plusieurs facteurs et peut varier de quelques secondes à une ou deux minutes. Parmi ces facteurs figurent la longueur du document, la présence des informations pertinentes, la disponibilité du service Internet et le type d'abonnement.

Une fois l'opération terminée, la fenêtre suivante s'affiche.

En cas d'erreur, un message s'affiche expliquant la cause du problème.

Le problème le plus courant est que vous avez dépassé le quota du compte gratuit Ancestris. Vous devrez alors créer votre propre clé API. Voir ici.
Il peut s'agir simplement d'un dysfonctionnement. Dans ce cas, répétez l'opération.
Si cela ne fonctionne toujours pas, essayez l'autre mode de transcription (en 1 ou 2 étapes).

Dans notre cas, cela a fonctionné et, comme indiqué, l'enregistrement a été créé et s'affiche dans l'éditeur.

Passons en revue tous les champs pour vérifier que tout a été bien compris.

Comme on peut le constater rapidement, le nom Louis XIV n'apparaissait pas dans l'image originale ; l'intelligence artificielle a donc supposé que le nom de famille était Bourbon. Nous allons devoir procéder à quelques ajustements. Faisons-le.

Voici l'enregistrement complet.

Passons en revue.

Nous avons dû apporter quelques corrections. Il est courant d'obtenir des résultats corrects sur toute la ligne. Les performances du modèle d'IA sont impressionnantes. Tout cela en quelques secondes.

Nous sauvegardons maintenant l'enregistrement pour conserver nos modifications en appuyant sur le bouton Enregistrer .

Comme le fichier du Relevés est nouveau, Ancestris vous demandera un nom et un emplacement pour l'enregistrer. Il s'agit d'un simple fichier texte au format CSV.

Et voilà !

Pour copier l'enregistrement dans la généalogie, le plus simple est de cliquer sur le bouton « Copier l'enregistrement dans la généalogie». Nous verrons cela dans la section suivante.

Mode de transcription en deux étapes

À titre de comparaison, le même processus utilisant le mode de transcription en deux étapes ressemble à ceci.

Quelques secondes après avoir appuyé sur le bouton « 2 étapes » , le texte apparaît. C'est plus rapide.

Comme vous pouvez le constater, la transcription du texte n'est pas aussi bonne qu'avec la méthode en une seule étape. C'est dû semble-t-il au fait que le texte est manuscrit. Nous devons donc apporter quelques corrections. Voici le texte une fois les corrections effectuées.

Ensuite, nous appuyons sur OK et obtenons un résultat légèrement meilleur qu'avec la procédure en une seule étape. En effet, cette fois, le prénom du nouveau-né est complet et les noms de famille des parents sont corrects. Le nom de famille du nouveau-né est manquant ; il nous faudra donc le corriger.

Les résultats des modèles d'intelligence artificielle s'améliorent continuellement, ces résultats ne sont donc qu'une description de ce qu'ils sont aujourd'hui en juillet 2025 en fonction de la manière dont Ancestris les interroge.

Copier un enregistrement dans la généalogie

Les actes du relevé peuvent être copiés dans la généalogie à l'aide du bouton « Copier l'acte dans la généalogie » ou par glisser-déposer.
- Utilisez le bouton « Copier l'acte dans la généalogie » pour qu'Ancestris affiche toutes les entités généalogiques auxquelles rattacher l'individu de l'acte.
- Utilisez le glisser-déposer pour indiquer explicitement à Ancestris à quelle entité généalogique rattacher l'individu de l'acte.
Vous pouvez également copier/coller certains champs de l'acte dans votre généalogie si vous souhaitez ne prendre en compte que des informations partielles.

Pour copier un enregistrement dans votre généalogie, votre fichier Gedcom doit être ouvert et les enregistrements du registre doivent être ouverts et sélectionnés sur l'enregistrement concerné.

Pour copier par glisser-déposer, ces deux fenêtres doivent être côte à côte.

Avant d'effectuer une copie, veuillez vérifier votre préférence de type de source dans les paramètres. Voir les détails ici.

Copier un enregistrement à l'aide du bouton « Copier l'enregistrement dans la généalogie »

Reprenons l'exemple de la section précédente.

Cliquez sur le bouton « Copier l'enregistrement dans la généalogie » .

La fenêtre suivante apparaît : la fenêtre « Assistant de Fusion ».

La fenêtre Assistant de Fusion affiche l'enregistrement qui vient d'être créé et modifié à gauche, et les entités proposées de la généalogie à droite.

Les entités proposées sont toutes vides et nouvelles ici, car le fichier généalogique est également nouveau dans cet exemple. Nous verrons ensuite qu'une deuxième copie après une première copie réussie affichera les entités existantes.

Ici, il suffit de cliquer sur OK pour tout copier : la source, l'individu, les parents et le témoin.

L'image suivante montre le résultat obtenu dans l'éditeur Cygnus.

Le résultat est plutôt bon.

Cygnus affiche toutes les informations là où elles doivent être.
Ancestris a ajouté une note à l'événement et un titre à l'image de la source.
Le témoin est également affiché.

Veuillez noter que la copie des informations sur les témoins ne fonctionne qu'à partir de la norme Gedcom 7.

Ceci conclut la copie d'un document.
En quelques minutes, vous avez fusionné et documenté dans votre généalogie toutes les informations pertinentes contenues dans une image.
Cela a nécessité la création de 7 entités : 4 individus, 1 famille, 1 source et 1 média.

Pour aller plus loin, nous avons indiqué plus haut que l'Assistant de fusion est différent si les entités du fichier Gedcom existent déjà. Vérifions-le.

Si vous appuyez à nouveau sur le bouton « Copier l'enregistrement dans la généalogie » , l'Assistant de fusion se présente comme suit.

Nous constatons que cette fois, Ancestris a trouvé des entités correspondantes pour tous les éléments : la source, les individus principaux, les parents, la famille et le témoin.

Principes généraux concernant cette fenêtre :

Les champs dont les valeurs sont les mêmes sont affichés en bleu. Les champs dont les valeurs sont différentes sont affichés en rouge. Dans cet exemple, le lieu est en rouge car les espaces entre les virgules ont été ajoutés lors de la copie précédente afin de respecter le format PLACE de la généalogie.
Vous pouvez modifier les entités en sélectionnant la proposition en haut, ou en cliquant sur le bouton « … » de la source sur la première ligne de la colonne « Enregistrement ».
Vous pouvez exclure une ligne que vous ne souhaitez pas copier en décochant les cases de la colonne du milieu.
Vous pouvez modifier les pièces jointes des entités en dépliant les listes de la colonne Gedcom.
Un survol des cellules affichera une explication dans un info-bulle.

Copier un acte de naissance par glisser-déposer

Prenons l'exemple de la démo Bourbon.

Ouvrez la généalogie Bourbon et placez l'arbre dynamique Bourbon à gauche.
Ouvrez le fichier de Relevé de démonstration dans l'outil « Relevé » et placez-le à droite.
Cliquez sur l'onglet « Tous » pour voir tous les actes.

Une fois le mode de surbrillance activé, il est plus facile de savoir lesquels restent à copier. Cependant, il n'est pas nécessaire de l'activer pour copier des enregistrements dans votre généalogie.

Nous voyons que les enregistrements en rouge ont déjà été fusionnés dans la généalogie Bourbon.

Nous allons copier l'acte de naissance de Louis Joseph Xavier CAPET du 13 septembre 1751, depuis l'acte de naissance jusqu'au mariage de ses parents dans l'arbre dynamique, par glisser-déposer.

Il n'est pas déjà présent dans le Gedcom car il n'est pas surligné en rouge.

La page de l'acte de naissance a été ajoutée dans le champ de page ci-dessus. Il s'agit de la page « 1024B » en bleu dans la table des actes et dans l'éditeur d'enregistrement. Lors de la copie, la source sera alors documentée dans le fichier Gedcom avec ce numéro de page.

Pour copier l'acte dans le Gedcom, procédez comme suit :

Cliquez sur l'acte de naissance dans la table,
Déplacez-le avec la souris en maintenant le bouton gauche enfoncé jusqu'à la case Famille datée du 9 février 1747 dans l'arbre, puis relâchez le bouton.

Après avoir relâché le bouton de la souris, une fenêtre de validation apparaît. Elle fusionnera intelligemment les données de l'arbre. Certains choix ont déjà été prix, mais vous pouvez les changer si vous voulez.

Choix de l'option de fusion

Ancestris fait une proposition de fusion en haut et vous permet de cocher une case pour les afficher toutes.
Plusieurs boutons radio vous permettent de sélectionner la proposition de fusion.
Un aperçu de la proposition vous donne un aperçu des correspondances et des entités qui seront modifiées.
Dans notre exemple, cliquez sur « Voir 4 autres propositions » pour afficher le contenu affiché.

Choix des données à fusionner

Les données de l'enregistrement sont à gauche.
Les données Gedcom sont à droite.
Les différences sont indiquées dans les cases bleues.
Seules les données cochées dans la colonne centrale seront copiées dans le Gedcom.
Il est possible de décocher les données que vous ne souhaitez pas copier.

Choix des identifiants

La colonne « Identifiant » précise les entités concernées par les modifications.
Cliquer sur un identifiant sélectionne l'entité.
Un clic sur « … » dans la ligne Source permet de choisir une source préalablement définie dans le Gedcom ou de forcer la création d'une nouvelle source.

Dans l'exemple, un nouvel individu sera créé en tant qu'enfant de la famille F9.

Après avoir choisi S3 comme source, et cliqué sur le bouton OK, le nouvel individu avec l'ID I178 est créé dans l'arborescence :

Vous trouverez ci-dessous le résultat des données créées pour le nouvel individu dans l'éditeur Gedcom.

L'événement naissance est visible et vous pouvez voir comment Ancestris l'a documenté.

La source a été ajoutée avec la référence de l'image dans la propriété PAGE avec la valeur 1024B. Si j'avais documenté la référence, elle apparaîtrait également dans la propriété PAGE, juste avant le numéro de page. Pour en savoir plus sur cette valeur PAGE, consultez la section expliquant le lient entre les informations Gedcom et le fichier image de l'enregistrement.

Selon que l'enregistrement est déposé sur un individu, une famille ou dans l'espace vide de l'arbre dynamique, la règle de fusion change.

Si la cible est un individu
- L'outil indique s'il existe un autre individu portant le même nom et la même date de naissance dans la généalogie afin d'éviter la création d'un doublon.
- Par défaut, l'acte de naissance est appliqué à l'individu.
Si la cible est une famille
- L'outil indique s'il existe un autre individu portant le même nom et la même date de naissance dans la généalogie, même dans une autre famille.
- Par défaut, l'acte de naissance est appliqué à l'enfant de la famille portant le même nom, le même prénom et éventuellement la date de naissance la plus proche en cas d'homonymie. Un nouvel enfant est créé s'il n'y a pas d'enfant correspondant.
Si la cible n'est ni un individu ni une famille (en bas de l'arbre dynamique par exemple)
- L'outil indique s'il existe un autre individu portant le même nom et la même date de naissance dans la généalogie.
- Par défaut, un nouvel individu est créé et l'acte de naissance lui est appliqué.

Le bouton Copier l’enregistrement dans la généalogie a le même effet que ce troisième cas.

CopyCopier aun marriagecertificat certificatede usingmariage Drag-and-Droppar glisser-déposer

~~Now~~Essayons ~~let's~~maintenant ~~try~~de tocopier ~~copy~~un acertificat ~~marriage~~de ~~certificate.~~mariage.

~~Drag~~Faites ~~and~~glisser ~~drop~~l'acte ~~the~~de ~~May~~mariage ~~16,~~du 16 mai 1770 ~~marriage~~depuis ~~record from the~~la table ~~onto~~vers ~~the~~le ~~relevant~~mariage ~~marriage~~concerné indans ~~the tree.~~l'arbre.

~~When~~Lorsque ~~you~~vous ~~release~~relâchez ~~the~~le ~~mouse~~bouton ~~button,~~de ~~the~~la ~~window~~souris, ~~already~~la ~~seen~~fenêtre ~~above~~déjà ~~appears~~vue ~~with~~ci-dessus ~~other~~apparaît ~~choices~~avec tod'autres bechoix ~~made~~à ~~for~~faire ~~the~~pour ~~merge.~~la fusion.

AsComme ~~you~~vous ~~have~~l'avez ~~noticed~~remarqué, ~~above,~~l'enregistrement ~~the~~choisi ~~chosen~~était ~~record~~mis ~~was~~en ~~highlighted,~~surbrillance, ~~indicating~~indiquant ~~that~~que ~~the~~les ~~data~~données ~~was~~étaient ~~already~~déjà ~~partly~~partiellement ~~included~~incluses indans ~~the~~le Gedcom.

~~Choosing~~Choisir ~~the~~la ~~merge~~proposition ~~option~~de fusion

Ancestris ~~suggests~~vous topropose ~~you~~le ~~the~~mariage F10 ~~marriage~~qui ~~which~~existe ~~already~~déjà ~~exists~~mais ~~but~~vous ~~you~~pourriez ~~could~~cocher ~~check~~la ~~the~~case ~~box~~pour tovoir ~~see the~~les 3 ~~other~~autres ~~proposals.~~propositions.

~~Choice~~Choix ofdes ~~data~~données toà ~~merge~~fusionner

~~Data~~Les indonnées ~~red~~en ~~already~~rouge ~~exists~~existent indéjà dans Gedcom et sont différentes.
~~Data~~Les indonnées ~~blue~~en ~~does~~bleu ~~not~~n'existent ~~exist~~pas orou issont ~~different~~égales.
~~Missing~~Les ~~data~~données ~~are~~manquantes ~~pre-ticked.~~sont pré-cochées.
ItVous ispouvez ~~possible~~décocher toles ~~uncheck~~données ~~the~~que ~~data~~vous ~~that~~ne ~~you~~souhaitez dopas ~~not want to copy.~~copier.
WeNous ~~note~~constatons ~~that~~que ~~the~~les ~~data~~données ~~for the wife's~~des parents ~~are~~de ~~all~~l'épouse ~~missing.~~sont ~~They~~toutes ~~will~~manquantes. ~~therefore~~Elles beseront ~~created~~donc créées.

~~Choice~~Choix ofdes ~~identifiers~~identifiants cibles

~~The~~Les ~~identifiers~~identifiants ~~are~~sont ~~already~~déjà ~~almost~~presque ~~all~~tous ~~filled in~~renseignés.
~~Concerning~~Concernant ~~the~~les parents ofde ~~the wife~~l'épouse François DE HASBOURG-LORRAINE ~~and~~et Marie-Thérèse DE BRUNSWICK-WOLFENBÜTTEL, ~~they~~ils ~~will~~seront beajoutés ~~added~~à inl'arbre ~~the~~avec ~~tree~~la ~~with~~création ~~the~~d'une ~~creation~~nouvelle offamille aet ~~new~~de ~~family~~deux ~~and~~nouveaux ~~two new individuals~~individus.

~~Deduction~~Déduction ofdes dates

~~The~~
Les dates ofde ~~birth~~naissance ~~and~~et ~~death~~de ofdécès ~~the wife's~~des parents ~~are~~de ~~deducted~~l'épouse ~~from~~sont ~~the~~déduites ~~data~~des ~~entered~~données insaisies ~~the~~dans ~~certificate.~~l'acte.
~~Hovering~~ ~~over~~
Le ~~the~~survol ~~data~~des indonnées ~~the~~dans ~~Record~~la ~~column~~colonne ~~displays~~«Enregistrement» aaffiche ~~tooltip~~une ~~that~~info-bulle ~~allows~~permettant ~~you~~de tocomprendre ~~understand~~comment ~~how these~~ces dates ~~are~~sont ~~inferred.~~déduites.
~~The~~ ~~rule~~
La ~~for~~règle ~~calculating~~de ~~the~~calcul des dates isest présentée ~~shown below~~ci-dessous.

~~After~~Après ~~clicking~~avoir ~~the~~cliqué OKsur ~~button,~~le ~~the~~bouton ~~wife's~~OK, les parents ~~are~~de ~~added~~l'épouse tosont ~~the~~ajoutés ~~tree~~à ~~and~~l'arbre ~~the~~et la famille F10 ~~familly~~est ismise ~~updated.~~à jour.

Tips for use and limitations

Check your Source type preference in the settings before copying Records to your genealogy

In Ancestris, some users may prefer to have one Source entity for several documents related to various individuals. Other may prefer to have one Source entity per document.

In the first case, the text of the document will have to be attached to the individual event as a Source 'citation'.

In the second case, the text of the document will be attached to the source entity linked to the individual event.

Before copying a record to your genealogy, make sure the type of attachment is the one you prefer. This setting is defined here in the configuration window.

To quickly check while you are in the process of merging a record, click on the "..." button on the Source line. It displays the Choose Source window.

In this window, yu can see the option set is to have 1 source entity per record. It means in this example that the text of the source will be attached to the Source entity, not to the Source citation, which is inside the Individual Entity.

Add records to the Gedcom file in chronological order

It is best to copy the records in chronological order. To do this it is better to use the tab "ALL" sorted by date and add the records from the oldest to the most recent, rather than adding the birth records first, then the marriages, then the deaths. This improves the search results for individuals matching the records.

Use the Copy record to genealogy button or Drag and drop outside of a tree entity

It is possible to drop a record anywhere in the dynamic tree window, outside of a tree entity.

In this case, the tool searches for the individual or family that best matches the record and displays a list of proposals ranked in descending order of relevance.

Advantage: it avoids having to search the tree for the relevant individual.
Disadvantage: the tool may not find any suggestions if record data is incompatible with the individuals in the tree, or, on the contrary, the tool may find several dozen suggestions if record data is too vague.

Undo a Copy or a Drag and Drop

To undo the changes made in the tree after drag and drop, click anywhere in the tree to select the Gedcom and press the CONTROL and Z keys or press the Undo button on the Ancestris main Toolbar. A single undo will delete all individuals created and all data that has been added by drag and drop.

Rules for calculated dates

Date deductions are made according to the following rules which are not configurable:

Minimum age of marriage: 18 years
Minimum age of parent: 15 years old
Maximum age of parent: 60 years old
Maximum age of an individual: 100 years old
Uncertainty interval for approximate dates (EST, ABT, CALC dates): +/- 5 years

Both-way-link between the Registry records and the Gedcom file

Highlighting records of the Records table that already exist in the Gedcom file

Once records have been entered in register files, we will copy them into the Gedcom file. But before that, we might have to know which ones have already been copied.

You may already have copied acts in your genealogy yourself.
Or similar data may already be up to date in your genealogy.

It is possible to see which records have similar data in your genealogy, i.e. in the Gedcom file currently open in the other Ancestris views.

To do so, you must highlight them using the record context menu of the Records table.

You have to uncheck / recheck the box to show the new records recently copied or used in the Gedcom file.

The records already existing in your genealogy are those in red in the table.

A record corresponds to an event in your genealogy if the two events are of the same nature, if both have the same date, and if the two individuals compared have the same first and last name.
The location does not need to be filled in and the same to match.
In case of duplicate individuals, the first one found will be the one compared, the other one will be ignored.

If the checkbox is selected, the highlighting will automatically be updated if you open or close a Gedcom file in Ancestris.

In the example below, 16 records have their Id field in red background and are therefore already present in the currently open Gedcom file.

View a Record from an Ancestris view

To view all the Registry records of a selected entity from an Ancestris view, you must already have copied the Record information to your Gedcom file. You must also make sure that the 'Show Certificate photo" checkbox is selected in the settings.

Next, you will right-click on the entity to display the context menu.

As an example, let's say you copied Louis XIV record to the genealogy tree. Let's call the Context Menu by right-clicking anywhere on the properties of the individual. The following context menu appears.

You notice the menu item at the bottom of the list: "Go to registry's photo certificate: Birth".

Clicking on this action displays a window showing the image files list and the image of the source. It looks like the following image.

The automatic correspondence between the Ancestris view and the photo of the record only works under 3 conditions.

In the Ancestris preferences, you must have checked the box Show "Certificate photo" menu in the views and add the photos folder in the list like this. See here.
The information in the Gedcom file must include the event of the certificate as follows
- an event of the type of the record
- a place where the name of the city is that of the record. A setting exists at this level in the Ancestris preferences of the Registry records tool. It is when dragging and dropping that Ancestris uses them to make sure that the definition of jurisdictions is well aligned with the data of the place of the acts.
- a source must be indicated with a media including a valid file, or alternatively a PAGE sub-property, which must indicate the filename reference via a reference and a page, separated by a comma. See here.
The filepath of the media file must exist, or alternatively, the folder of the photos on the disk, indicated in the image above, must include a subfolder with the name of the city of the register, in or under which the photo of the record must be located. See here.

Efficiently editing many records using the editor

Keyboard shortcuts for the Editor

All the editor commands are accessible with the mouse or with "shortcut" keys on the keyboard. The use of shortcut keys is optional. However it allows faster mass input, avoiding the need to use the mouse and keyboard alternately.

The arrow keys

TAB to go to the next field
SHIFT-TAB to go to the previous field

Shortcut keys to create or delete a record

ALT-N to create a birth record
ALT-M to create a marriage record
ALT-D to create a death record
ALT-V to create a miscellaneous statement
ALT-S to delete the current reading

The Quick Move Keys

ALT-1 Date of the event
ALT-2 Individual or Representant No. 1
ALT-3 Father
ALT-4 Mother
ALT-5 Wife or Representant #2
ALT-6 Father
ALT-7 Mother
ALT-8 Witnesses
ALT-9 General Comment

Input help keys and the cancel key

ALT-X: copies the name of the individual in the field of the individual's father's name
ALT-Y: copies the wife's name in the field of the wife's father's name
ALT-B: copies the date of the event from the record in the date of birth field of the individual
ALT-=: copies the value of the same field from the previously entered record. This shortcut is particularly useful when the witnesses are the same from one record to another, for example
ESC: cancels the entry of a field as long as the field is being entered and returns to the original value as long as the field is being entered.
ALT-Z: cancels the changes made previously after leaving the field. Warning: the CTRL-Z key usually used for this does not work here.
Space: enters a space at the end of the field to reject the other terms proposed by the completion function. This space is then automatically deleted. For example, if there are compound first names beginning with the first name you are currently entering, you must type an additional space at the end of the first name to refuse the secondary first names proposed by the completion function.

Automatic checks and formatting on entry

Alert on Missing date of event and name or first name

If the date and name are not filled in, an error message is displayed before moving on to another record. It is advisable to fill in the missing data to avoid recording this important information.

Alert on Duplicate

If there is already a record with the same date, first and last name, an alert message is displayed to indicate a possible duplicate.

This function can be disabled in the settings.

Alert on New Name

If a new name is entered, an alert message is displayed asking for confirmation of the new name. This alert helps in particular to avoid entering different and involuntary spellings of commonly used names. This function can be disabled in the settings.

Name Case

The name is converted to uppercase as you type.

Case of the first name

The first letter of each first name is capitalized as you type.

Case of the occupation

The first letter of the occupation is capitalized when entering.

Removal of extra spaces

Spaces at the beginning and end of a field are systematically removed when a field is completed.

Automatic copy of the page number

When a new record is created, the page number is filled in automatically by copying the page number from the previously created record.

This feature can be disabled in the settings.

Tip: The page number can be easily incremented by clicking on the buttons that appear to the right of the field, or by using the UP and DOWN arrow keys.

Completion of surnames, first names, occupations and places

As you type a name, names are suggested among those already existing in the register file. When the desired name appears, press the Tab key to interrupt the current input and move on to the next field.

This avoids having to enter all the letters of a name already known.

Exclude names

It is possible to exclude names from completion proposals with the Exclude names option in the Preferences window.

Auto-Completion with the current Gedcom

It is possible to add the names present in a Gedcom file to the list of names proposed by the completion function by activating the option Link current genealogy for fields auto-completion and highlighting of existing records in the Preferences window.

When this option is activated, the assistance uses the names, first names and occupations from the current Gedcom file to complete the words as you type. This option is particularly useful when starting a register and there are still few terms available for completion among the registry themselves.

When this option is disabled, completion uses only the words present in registry already entered.

Note: It is preferable to select a Gedcom that contains data from a place and date close to the register to be entered so that completion can provide data similar to that to be entered.

Suggested folder structure and naming convention with many images to store

The Record includes a File path value that points to the image file for easy access. For image search purposes, Ancestris will therefore use that file path value.

If that value is empty, and in case many image files are stored on your computer, it is worthwhile to provide an optimized folder structure for search purposes, both for yourself and for Ancestris.

In the Registry records tool, there is the ability to find a record image from the general search field of Ancestris and from the Ancestris context menu. To speed up the search, a partitioning folder structure should be used so that Ancestris does not perform a full scan of all the image files.

With many image files, we therefore suggest you use the following folder structure and naming convention for the image file names.

Folder structure

Several file organizations are possible. The Transcriber makes use of a folder structure matching the name of each city somewhere in the tree structure.

Example with subfolders by county, by city, and by reference	Example with subfolders by city
/mydocuments/genealogy/acts /Yvelines /Versailles /5MI_123 /DSC00117.jpg /DSC00118.jpg /5MI_222 /DSC00200.jpg /DSC00201.jpg /photos_a_trier /DSC00251.jpg /DSC00252.jpg /Saint-Germain-en-Laye /5MI_333 /DSC00300.jpg /DSC00301.jpg /Essonne /Palaiseau /5MI_108 /SAM00400.jpg /SAM00401.jpg	/mydocuments/genealogy/atcs /Versailles /DSC00117.jpg /DSC00118.jpg /DSC00200.jpg /DSC00201.jpg /photo_a _trier /DSC00251.jpg /DSC00252.jpg /Saint-Germain-en-Laye /DSC00300.jpg /DSC00301.jpg /Palaiseau /SAM00400.jpg /SAM00401.jpg

Example with subfolders by county,
by city, and by reference

Example with subfolders by city

/mydocuments/genealogy/acts
       /Yvelines  
          /Versailles  
             /5MI_123
                /DSC00117.jpg
                /DSC00118.jpg  
             /5MI_222
                /DSC00200.jpg
                /DSC00201.jpg  
             /photos_a_trier
                /DSC00251.jpg
                /DSC00252.jpg  
          /Saint-Germain-en-Laye  
             /5MI_333  
                /DSC00300.jpg
                /DSC00301.jpg
       /Essonne  
          /Palaiseau  
             /5MI_108  
                /SAM00400.jpg
                /SAM00401.jpg

/mydocuments/genealogy/atcs
       /Versailles  
          /DSC00117.jpg
          /DSC00118.jpg  
          /DSC00200.jpg
          /DSC00201.jpg  
          /photo_a _trier
             /DSC00251.jpg
             /DSC00252.jpg  
       /Saint-Germain-en-Laye  
          /DSC00300.jpg
          /DSC00301.jpg
       /Palaiseau  
          /SAM00400.jpg
          /SAM00401.jpg

Image file naming convention indicating the city, the reference and the page

What follows is only used in the case where the file path value of the image file of the document in the record is empty.

The Reference value is the official reference code of the source register (book, church register, registry inventory, etc.) as it is stored in the repository.

The Page value can either refer to

The page of the document in that register 'book', in which case the image file name should be modified so that then name ending matches the page number
The last digits of the image file name of the picture that was taken of the document page.should rename

The following examples show how Ancestris will look for image files

Starting from the record values of City, Reference and Page: examples 1 to 5 (general Ancestris search)
Starting from the individual event in the genealogy tree: examples 6 to 8 (Ancestris context menu action)

Example 1: RECORD values

City=Versailles
Reference=5MI_123
Page=117

Here the Transcriber will be looking for an image file:

in mydocuments/genealogy/acts
in the folder "Versailles"
in the sub-folder "5MI_123"
whose name ends with "117"

Example 2 :

City=Versailles
Reference=5MI_123
Page=DSC00117

Here the Transcriber will be looking for an image file:

in mydocuments/genealogy/acts
in the folder "Versailles"
in the sub-folder "5MI_123"
whose name contains "DSC00117"

Example 3:

City=Versailles
Reference=
Page=DSC00200

Here the Transcriber will be looking for an image file:

in mydocuments/genealogy/acts
in the folder "Versailles" and all its sub-folders
whose name contains "DSC00200"

Example 4:

City=Versailles
Reference=2E_456 (does not exist)
Page=DSC00251

Here the Transcriber will be looking for an image file:

in mydocuments/genealogy/acts
in the folder "Versailles" and all its sub-folders
in the sub-folder "2E_456"
whose name contains "DSC00251"

If the folder 2E_456 does not exist, or if it does not contain the photo, it will look for the image file in the other sub-folders of the city folder.

Example 5: the municipality is mandatory

City=
Reference=
Page=DSC00117

Here the Transcriber will not find the image file because the name of the city is mandatory and not provided.

Example 6

PLAC=Versailles,78,
Yvelines,,,
SOUR:PAGE=5MI_123, DSC00117

Same as example 2.

Example 7: the reference is optional in the SOUR:PAGE tag.

PLAC=Versailles,78,
Yvelines,,,
SOUR:PAGE=DSC00200

Same as example 3.

Example 8 : the SOUR:PAGE tag can only contain the number of the photo, i.e. the last digits of the name of the photo.

PLAC=Versailles,78,
Yvelines,,,
SOUR:PAGE=117

The Transcriber will be looking for all file ending with '117' in the sub-folders of the city.

Customization

Customize the tool via the Configure View button. This is equivalent to going through the Ancestris toolbar, Preferences, Extensions panel, Registry records tab.

The options panel is organized in 3 sections.

Editing settings
Transcriber settings
Copy record to Gedcom settings

Editing settings

The first two report settings trigger alerts during the edition of a record
Link current genealogy for fields auto-completion and highlighting of existing records gives two possibilities
- in the Record editor, it adds the values of the current Gedcom file. See here.
- in the Records tables, it enables the context menu action to show or hide the records that are linked to the genealogy. Changing this setting in itself does not show it. Once you trigger this setting, you still need to activate it via the context menu on a record. See here.
Copy source text to comment is used for the context menu that summarizes the content of the record. This indicates whether to add or not the content of the source text to the summary of the record. Please note this summary is also used when merging the record to the genealogy.
"Copy..." settings ares an efficient way to fill in the next record created with information coming from the previous record.
Activate auto-selection is a way to speed up the auto-completion of some of the fields. Because if forces strings to belong to predefined lists, this setting can be unchecked to have more freedom to modify an auto-completed string.
3 buttons let you exclude surnames, first names and occupations from the completion lists.

Transcriber settings

This section shows a list of directories where images are to be found.

The "Show certificate" option adds an action item in the Ancestris context menu (right-click on entities). If the entity has a Source element linked to a Registry record, an action will be shown in the context menu to get you to the corresponding record.

This section also includes the settings for the "information extraction service" based on an Artificial Intelligence.

The first field is where you enter the API key for Mistral AI. You get this key for free from the Mistral AI web site.
The check box indicates whether you want to perform the transcription in 1 step (better for handwritten documents, but slower), or in 2 steps (faster but not as accurate for handwritten documents).

Copy record to Gedcom settings

This section helps you define how to merge records into your genealogy.

Mappings for last names and first names provides equivalence when looking for similar individuals
Source mapping indicates whether a Source should hold multiple records or a single one
- Multiple records is usually the case if you have defined a source entity in Ancestris as being a Registry book or a Church register for a given city. In this case you select "one source per registry file".
- Single record is usually the case if you have defined a source entity in Ancestris as being a single Document for a given individual. In this case you select "one source per registry record".
The list underneath is used if a Source entity in Ancestris corresponds to a Registry file. In this case, the mapping is saved for faster search. This list helps you manage this mapping (add or remove correspondances).

Tutorial

There is an educational B-A-BA on registry records in PDF format and in French.

It corresponds to version 9 of Ancestris. Following version 13 redesign, only some sections are still useful. You can download it here.