Documenter vos sources (*)

Vous allez récupérer de nombreux actes qu'il vous faudra saisir dans Ancestris.

Chaque acte trouvé enrichira votre généalogie d'individus, d'événements, de sources ou de notes.

Cette page vous aidera à savoir comment saisir un acte en utilisant les sources et les dépôts.

Importance de documenter vos sources

Quelle qu’en soit l'origine, tout bon généalogiste se doit d'afficher ses sources : il n'existe pas de bonne généalogie sans sources.

Les informations qui constituent des sources pour une généalogie peuvent être le résultat

• de recherches personnelles (état-civil, notaires, cimetières, archives diverses, etc.)
• de partage avec d'autres généalogistes
• de recueil d'informations orales
• d'étude de documents de famille

Même si la source que vous avez n'est pas la meilleure ou n'est pas définitive, vous appuyez forcément l'existence d'un individu ou d'une information sur une source d'information. Cela constituera votre source et vous conserverez la trace de l'origine de vos informations, quitte à trouver une meilleure source plus tard.

Sources et Dépôts

Une source est donc une retranscription originale sur un support qui permet de justifier d'une information saisie dans une généalogie. Par exemple, un registre paroissial, une table décennale, un acte d'état civil, un acte d'un registre paroissial, un livret de famille, une pierre tombale, une vidéo, un fichier audio.

Par ailleurs, toute source doit pouvoir se rattacher à un dépôt.

Un dépôt est le lieu de stockage physique ou électronique, le site géographique, contenant ledit support original (mairie, Archives départementales, cimetière, adresse personnelle, etc.) ou le site Internet (des archives départementales de tel ou tel département).

Ordre de rangement dans Ancestris

Une source est contenue dans un dépôt et un seul

Dans Ancestris et dans la norme Gedcom, les entités source et dépôt sont nécessairement liées par un rapport d'inclusion.

Une source est contenu un dépôt qu'il est nécessaire d'indiquer quand on définit cette source. Par conséquent, il est plus logique de créer le dépôt avant de créer la source.

Note : pour être tout à fait précis, une source peut être théoriquement référencée dans plusieurs dépôts (autorisé par la norme Gedcom). Dans la pratique, c'est très rare et on a un général une source dans un seul dépôt.

Dans le même ordre d'idées, il semble préférable de créer la source avant de créer les entités individus et familles ou leurs événements qui vont y faire référence.

L'ordre logique de rangement est simple.

1. Création du dépôt
2. Création de la sources
3. Création de l'individu

Où ranger l'acte et le registre ?

Si la création de l'individu se fait via la création de l'entité Individu de façon évidente, un choix se pose à vous pour la Source et le Dépôt.

Voici en effet les nombreux endroits où nous pouvons ranger les choses dans la norme Gedcom et donc dans Ancestris.

1. Dans une Entité dépôt : c'est une donnée partagée par plusieurs sources. On peut y mettre plusieurs informations.
   
   • Le nom du dépôt
   • L'adresse physique
   • L'adresse internet
   • Un contact (téléphone, email, fax)
2. Dans une Entité source : c'est une donnée partagée par plusieurs événements. Elle peut contenir les informations suivantes.
   
   • Le titre de la source, en version longue (jusqu'à 248 caractères),longue, et en version courte (jusqu'à 60 caractères)
   • La retranscription du texte
   • Les liens vers les fichiers multimédia
   • Les liens vers les dépôts ou l'on peut la trouver
     
     • Pour chacun, les références de cette source dans le dépôt (il peut y en avoir plusieurs)
       • Et pour chaque référence, le type de support media de la source (audio, livre, carte, électronique, fiche, film, magazine, manuscrit, journal, photo, tombe, vidéo)
   • Les types d'événements qu'elle contient, avec pour chacun son lieu et sa période
   • L'agent responsable
   • L'auteur qui l'a créé
   • Les informations de publication (quand et où).
3. Dans une propriété source, pour un événement donné d'un individu ou d'une famille donnée : c'est une donnée non partagée.  Elle ne pourra pas être référencée par un autre événement. Il peut y en avoir plusieurs pour un même événement. Chaque lien comprend les informations suivante.
   
   • Lien avec une source
     
     • La page dans la source
     • La crédibilité de la source, sur une échelle de 0 à 3.
     • La retranscription du texte de la source
     • Les liens vers les fichiers multimédia
     • Le type d'événement cité dans la source (peut être différent de l'événement de l'individu auquel elle est rattachée)

Nous préconisons un principe d'efficacité qui est de ranger l'information dans une donnée partagée si elle peut servir à plusieurs événements, ou dans une donnée non partagée si cela ne pourra jamais servir qu'à un seul événement, soit d'un individu, soit d'une famille. Voir la page sur les informations partagées pour plus de détails.

Pour la source, c'est d'autant plus pertinent qu'elle inclut un texte souvent long à retranscrire. Il est hors de question de le saisir plusieurs fois. En plus on constate que ce texte peut être rangé à deux endroits différents.

Alors maintenant, une première question : où met-on un acte de mariage et le texte de sa retranscription ?

Le principe d'efficacité nous dit qu'il est plus prudent de saisir un acte de mariage dans une entité source plutôt que dans une propriété source.

L'acte de mariage peut être source d'information de plusieurs événements. Celui du mariage des époux bien sûr, mais il nous renseigne aussi souvent sur l'existence d'autres individus, potentiellement sur leur nom, date et lieu de naissance. L'absence d'un parent de l'un des époux peut aussi nous donner des pistes sur des dates de décès.

Il y a donc des avantages à saisir un acte de mariage dans une source partagée, donc dans une entité Source.

• La source partagée et son texte ne sont saisis qu'une seule fois
• La source partagée peut être référencée ultérieurement par tout autre événement de la généalogie
• La source partagée est accessible depuis la table des entités en lecture directe

Et la question suivante est : mais alors, où saisit-on le registre qui contient l'acte ?

D'après la norme Gedcom, le registre est plutôt saisi dans une source, et l'acte de mariage est une page du registre, qui s'inscrit plutôt naturellement dans une propriété source. Mais alors notre principe d'information partagée ne marche plus.

Par ailleurs, la norme nous incite à mettre un cimetière en dépôt, et une tombe en source. Si un cimetière est un dépôt, pourquoi un registre ne serait-il pas un dépôt?t ? Pas simple donc car dans la vraie vie, les sources d'information ne se rangent pas juste sur 2 niveaux partagés.

La proposition de choix

Les solutions possibles observées dans la pratique pour l'exemple ci-dessus sont les suivantes.

Choix	Dépôt	Entité source	Propriété source	Événement
1	Archives Départementales	Acte & son registre	Rien ou presque	Mariage
2	Registre & son site d'Archives Départementale	Acte	Rien ou presque	Mariage
3	Archives Départementales	Registre	Acte	Mariage

Choix	Individu/événement			Source		Dépôt
		Propriété source
	Nom	Page/Créd.	Texte/Médias	Texte/Médias	Réf/Support

 

Comment trancher ? En regardant vos volumes prévisionnels des relations dépôt-registre, registre-actes et acte-événements.

Si la relation est voisine de 1 pour 1 (unique), rangez les informations au même endroit. Si la relation est voisine de 1 pour beaucoup (multiple), séparez-les. Faites le choix de séparer la relation la plus multiple et le compromis est d'unir la relation la moins multiple.

Exemple : si vous pensez avoir beaucoup de registres différents dans un même dépôt, séparez les registres des dépôts, sinon vous pouvez considérez qu'un couple registre/dépôt est un dépôt.

Notre préconisation reste de privilégier les informations partagées et donc le choix 1, car il est possible d'utiliser la référence au dépôt dans l'entité source pour indiquer le registre. (SOURCE_CALL_NUMBER dans la norme).

En généralisant, il peut vous être utile de faire ce tableau pour tous les types de sources que vous trouverez.

 

 

Création du Dépôt

Création d'un dépôt ou lieu de stockage

• Clic droit dans un endroit quelconque de la Table des entités, de l'Arbre dynamique ou d'un éditeur.
• Sélectionner "Ajout Propriété ou Entité Globale",
• Puis dans le sous-menu, "Créer un lieu de stockage".

S'ouvre la fenêtre "Créer un lieu de stockage"

• Cliquer sur "Exécuter et créer un lieu de stockage".

Cette fenêtre affiche un certain nombre d'étiquettes par défaut (tag Gedcom). Vous pouvez les modifier, pour les adapter à vos éléments d'information.

Vous allez donc gérer les étiquettes ou tags.

Gestion des tags

Voici les manipulations principales sur les tags Gedcom dans l'éditeur Gedcom.

Ajout d'une étiquette : Un clic droit

sur la 1ère ligne (1)

"@Rx@ REPO" ou

sur certaines étiquettes donne accès à deux commandes d'ajout de Tag.

"Ajouter une propriété" :

Vous proposera des sous-étiquettes parmi les étiquettes déjà utilisées à ce niveau.

"Liste des propriétés Gedcom" :

Vous permet de choisir parmi des labels pré-établis. La "Liste des propriétés Gedcom" propose les étiquettes pouvant être utilisées dans le respect de la grammaire Gedcom, selon la cible pointée. l'option tout en bas "Ajouter les sous-propriétés par défaut" doit être cochée. Cliquer sur OK pour confirmer.

Suppression d'une étiquette :

Clic droit sur la ligne, puis dans le menu cliquer sur "Couper"par exemple, pour supprimer STAE, inutilisé en France.

Un lieu de dépôt est maintenant créé, il pourra être réutilisé pour l'ensemble de votre généalogie. Désormais, il apparaîtra dans le menu déroulant qui s'ouvrira lors des prochaines créations de "Lieux de stockage".
Les lieux de stockage sont listés dans l'Explorateur Gedcom et dans la Table des entités, d'où ils peuvent être extraits pour être modifiés (orthographe, par exemple).

Création de la Source

• Clic droit dans un endroit quelconque de la Table des entités, de l'Arbre dynamique ou d'un éditeur.
• Sélectionner "Ajout Propriété ou Entité Globale",
• puis dans le sous-menu, "Créer un(e) (des) Source".

S'ouvre la fenêtre "Créer un(e) (des) Source"

• Cliquer sur "Exécuter et créer un lieu de stockage".

• L'éditeur Gedcom affiche une arborescence à compléter avec vos éléments d'information.

Dans l'exemple ci-après, nous avons rempli les champs avec des données.

Vous pouvez modifier les étiquettes sur le même principe que pour REPO : Ajout et suppression de tags.

• Petite explication de texte (2)

AUTH Auteur : comprendre "Dépositaire ou Créateur du document".

TITL Titre : utilisé, ici, comme "Intitulé du document".

• Il reste à localiser la source, c'est-à-dire créer un lien avec un lieu de stockage.

- Clic droit sur la 1ère ligne "@Sx@ SOUR " (1),

- descendre sur Source Ajout Propriété ou Entité Globale

- Dans le sous-menu, sélectionner "Créer un(e) (des) lieu de stockage".

- confirmer par "Exécuter et Créer un Lieu de Stockage"

Une nouvelle ligne est créée dans la fenêtre de l'éditeur Gedcom (3) "@Rx@ REPO …".

Une source est maintenant créée. Elle pourra être réutilisée pour l'ensemble de votre généalogie. Désormais, elle apparaîtra dans le menu déroulant qui s'ouvrira lors des prochaines créations de "Source(s)".

Les différentes utilisations d'une source sont récapitulées en fin d'entité (4).

(ou ou , etc) Lié(e) par … … … (personne, note, individu particulier, etc. utilisant cette source)

Les Sources sont listées dans l'Explorateur Gedcom et dans la Table des entités, d'où elles peuvent être affichées pour être modifiées (orthographe, par exemple).

 

Contenu

Une bonne gestion des sources nécessite quelques précisions supplémentaires :

• CALN La cote (*) ; numéro qui sert à identifier une pièce dans une collection :

(À partir de la fenêtre " SOUR") clic droit sur la ligne REPO, sélectionner "Ajouter une propriété".

Un clic sur "Numéro de répertoire CALN" crée une zone de saisie.

• MEDI Le type de support média utilisé pour cette source :

Clic gauche sur la ligne " CALN"

puis sur "Liste des propriétés Gedcom" vous propose le label " MEDI".

Un clic sur "Ok" crée une zone de saisie associée à un menu déroulant pré-établi.

Si besoin, vous pouvez ajouter des types de support.

(*) La cote : numéro qui sert à identifier une pièce dans une collection.
Les normes de codifications nationales des A.D. ne sont pas toujours respectées. La cote peut être de ce type de format :

 

• DATA Étiquette données.

Vous savez faire, toujours le même principe :

Clic droit sur la 1ère ligne "Liste des propriétés Gedcom", sélectionner "Données".

Si l'option tout en bas "Ajouter les sous-propriétés par défaut" est cochée, vous aurez en prime sa sous-étiquette EVEN.

• Un menu déroulant est associé à EVEN.

Vous pouvez utiliser cette zone à votre gré

Par exemple, pour un registre contenant plusieurs types d'actes.

Choisir, confirmer par "OK".

• À partir de la ligne EVEN, clic droit pour "Ajouter une propriété Gedcom" et

choisir " DATE " et " PLAC ".

Toujours "OK" pour confirmer.

Il ne vous reste plus qu'à compléter les zones de saisie.

On peut ajouter autant de sous-étiquettes que nécessaire.

• Et pour finir n'oubliez pas d'enregistrer vos informations,

Astuce : Pour sélectionner deux étiquettes à la fois, mainez la touche "Ctrl" enfoncée et cliquez gauche sur chaque ligne.

Votre éditeur doit maintenant ressembler à ça : L'ordre des étiquettes peut être différent.

   @S1@ SOUR
     AUTH Archives Départementales du Cantal
     TITL Site Internet Arch. Dép. Cantal - Allanche - 1850-1859 - Naissances
     DATA
       EVEN BIRT
         DATE 1850-1859
         PLAC ,Allanche,15160,Cantal,Auvergne, France
     REPO Archives Départementales du Cantal (R1)
       CALN AD2E047/10
         MEDI electronic
     CHAN 2 Fév 2009, 13:06:24