Documenter vos sources (*)

Vous allez récupérer de nombreux actes qu'il vous faudra saisir dans Ancestris.

Chaque acte trouvé enrichira votre généalogie d'individus, d'événements, de sources ou de notes.

Cette page vous aidera à savoir comment saisir un acte en utilisant les sources et les dépôts.

Importance de documenter vos sources

Quelle qu’en soit l'origine, tout bon généalogiste se doit d'afficher ses sources : il n'existe pas de bonne généalogie sans sources.

Les informations qui constituent des sources pour une généalogie peuvent être le résultat 

• de recherches personnelles (état-civil, notaires, cimetières, archives diverses, etc.)
• de partage avec d'autres généalogistes
• de recueil d'informations orales
• d'étude de documents de famille

Même si la source que vous avez n'est pas la meilleure ou n'est pas définitive, vous appuyez forcément l'existence d'un individu ou d'une information sur une source d'information (un document, un témoignage oral). Cela constituera votre source et vous  conserverez la trace de l'origine de vos informations, quitte à trouver une meilleure source plus tard.

Sources et Dépôts

Une source est donc une retranscription originale sur un support qui permet de justifier d'une information saisie dans une généalogie. Par exemple, un registre paroissial, une table décennale, un acte d'état civil, un acte d'un registre paroissial, un livret de famille, une pierre tombale, une vidéo, un fichier audio.

Par ailleurs, toute source doit pouvoir se rattacher à un dépôt.

Un dépôt est le lieu de stockage physique ou électronique, le site géographique, contenant ledit support original (mairie, Archives départementales, cimetière, adresse personnelle, etc.) ou le site Internet (des archives départementales de tel ou tel département).

Ordre de rangement dans Ancestris

Une source est contenue dans un dépôt et un seul

Dans Ancestris et dans la norme Gedcom, les entités source et dépôt sont nécessairement liées par un rapport d'inclusion.

En effet, un dépôt peut contenir plusieurs sources, mais une source ne peut faire référence qu'à un seul dépôt. 

Or, lors de la création d'une source, il est nécessaire d'indiquer son dépôt : par conséquent, il est plus logique et plus efficient de créer le dépôt avant de créer la source.

Dans le même ordre d'idées, il semble préférable de créer la source avant de créer les entités individus et familles qui vont y faire référence.

L'ordre logique de rangement est simple

1. Création du dépôt
2. Création de la sources
3. Création de l'individu

Où ranger l'acte et le registre ?

Si la création du dépôt et de l'individu se fait via la création des Entités correspondantes, un choix se pose à vous pour la Source.

Voici en effet où nous pouvons ranger les choses dans la norme Gedcom et donc dans Ancestris

1. Dans une Entité dépôt : c'est une donnée partagée.
2. Dans une Entité source : c'est une donnée partagée, incluant un texte, et contenue dans un dépôt unique.
3. Dans une propriété source, pour un événement donné d'un individu ou d'une famille donnée : c'est une donnée non partagée, incluant un texte, et issue d'une source unique.  elle ne pourra pas être référencée par un autre événement.

Nous préconisons un principe d'efficacité qui est de ranger l'information dans une donnée partagée si elle peut servir à plusieurs événements, ou dans une propriété source si cela ne pourra jamais servir qu'à un seul événement, soit d'un individu, soit d'une famille. Voir la page sur les informations partagées pour plus de détails. Pour la source, c'est d'autant plus efficace qu'elle inclut un texte souvent long à retranscrire. Il est hors de question de le saisir plusieurs fois.

Alors maintenant, la première question : où met-on un acte de mariage et le texte de sa retranscription ?

Ce principe d'efficacité nous dit qu'il est plus prudent de saisir un acte de mariage dans une entité source plutôt que dans une propriété source.

L'acte peut être source d'information de plusieurs événements. Celui du mariage des époux bien sûr, mais il nous renseigne aussi souvent sur l'existence d'autres individus, potentielement sur leur nom, date et lieu de naissance. L'absence d'un parent de l'un des époux peut aussi nous donner des pistes sur des décès.

Il y a donc des avantages à saisir un acte de mariage dans une source partagée 

• La source partagée et son texte ne sont saisis qu'une seule fois
• La source partagée peut être référencée ultérieurement par tout autre événement de la généalogie
• La source partagée est accessible depuis la table des entités en lecture directe

Et la question est la suivante : mais alors, où saisit-on le registre qui contient l'acte ?

D'après la norme Gedcom, le registre est clairement une source, et l'acte de mariage est une page du registre, qui s'inscrit naturellement dans une propriété source. Mais alors notre principe de partage ne marche plus.

La proposition de choix

Les deux solutions possibles observées dans la pratique sont les suivantes:

Acte dans la propriété source et registre dans l'entité source

• Si l'on a beaucoup d'acte dans les mêmes registres puisque cela économise en information sur les mêmes registres

Acte et information sur le registre dans une entité source, et rien ou quasiment rien dans la propriété source.

• Si l'on n'a pas beaucoup d'actes dans un même registre

Acte dans laune propriétéentité sourcesource, et registre et dépôt dans l'entité sourcedépôt.

• Si l'on n'a pas beaucoup d'acteactes dans lesun mêmesme registresregistre
puisque

Comment celatrancher ? : regardez vos volumes relatifs prévisionnels des relations dépôt-registre et registre-actes et acte-économisevénements.

en

Si informationla surrelation sont voisine de 1 pour 1, fusionner les mêmesinformations registres

 

Pour le dépôt,dans la création d'unemême entité, dépôtsi (lieu de stockage) c'est nécessairetrès dansdifférent, tousséparez-les.

les

 

cas.

 

 

Création du Dépôt

Création d'un dépôt ou lieu de stockage

• Clic droit dans un endroit quelconque de la Table des entités, de l'Arbre dynamique ou d'un éditeur.
• Sélectionner "Ajout Propriété ou Entité Globale",
• Puis dans le sous-menu, "Créer un lieu de stockage".

S'ouvre la fenêtre "Créer un lieu de stockage"

• Cliquer sur "Exécuter et créer un lieu de stockage".

Cette fenêtre affiche un certain nombre d'étiquettes par défaut (tag Gedcom). Vous pouvez les modifier, pour les adapter à vos éléments d'information.

Vous allez donc gérer les étiquettes ou tags.

Gestion des tags

Voici les manipulations principales sur les tags Gedcom dans l'éditeur Gedcom.

Ajout d'une étiquette : Un clic droit

sur la 1ère ligne (1)

"@Rx@ REPO" ou

sur certaines étiquettes donne accès à deux commandes d'ajout de Tag.

"Ajouter une propriété" :

Vous proposera des sous-étiquettes parmi les étiquettes déjà utilisées à ce niveau.

"Liste des propriétés Gedcom" :

Vous permet de choisir parmi des labels pré-établis. La "Liste des propriétés Gedcom" propose les étiquettes pouvant être utilisées dans le respect de la grammaire Gedcom, selon la cible pointée. l'option tout en bas "Ajouter les sous-propriétés par défaut" doit être cochée. Cliquer sur OK pour confirmer.

Suppression d'une étiquette :

Clic droit sur la ligne, puis dans le menu cliquer sur "Couper"par exemple, pour supprimer STAE, inutilisé en France.

Un lieu de dépôt est maintenant créé, il pourra être réutilisé pour l'ensemble de votre généalogie. Désormais, il apparaîtra dans le menu déroulant qui s'ouvrira lors des prochaines créations de "Lieux de stockage".
Les lieux de stockage sont listés dans l'Explorateur Gedcom et dans la Table des entités, d'où ils peuvent être extraits pour être modifiés (orthographe, par exemple).

Création de la Source

• Clic droit dans un endroit quelconque de la Table des entités, de l'Arbre dynamique ou d'un éditeur.
• Sélectionner "Ajout Propriété ou Entité Globale",
• puis dans le sous-menu, "Créer un(e) (des) Source".

S'ouvre la fenêtre "Créer un(e) (des) Source"

• Cliquer sur "Exécuter et créer un lieu de stockage".

• L'éditeur Gedcom affiche une arborescence à compléter avec vos éléments d'information.

Dans l'exemple ci-après, nous avons rempli les champs avec des données.

Vous pouvez modifier les étiquettes sur le même principe que pour REPO : Ajout et suppression de tags.

• Petite explication de texte (2)

AUTH Auteur : comprendre "Dépositaire ou Créateur du document".

TITL Titre : utilisé, ici, comme "Intitulé du document".

• Il reste à localiser la source, c'est-à-dire créer un lien avec un lieu de stockage.

- Clic droit sur la 1ère ligne "@Sx@ SOUR " (1),

- descendre sur Source Ajout Propriété ou Entité Globale

- Dans le sous-menu, sélectionner "Créer un(e) (des) lieu de stockage".

- confirmer par "Exécuter et Créer un Lieu de Stockage"

Une nouvelle ligne est créée dans la fenêtre de l'éditeur Gedcom (3) "@Rx@ REPO …".

Une source est maintenant créée. Elle pourra être réutilisée pour l'ensemble de votre généalogie. Désormais, elle apparaîtra dans le menu déroulant qui s'ouvrira lors des prochaines créations de "Source(s)".

Les différentes utilisations d'une source sont récapitulées en fin d'entité (4).

(ou ou , etc) Lié(e) par … … … (personne, note, individu particulier, etc. utilisant cette source)

Les Sources sont listées dans l'Explorateur Gedcom et dans la Table des entités, d'où elles peuvent être affichées pour être modifiées (orthographe, par exemple).

 

Contenu

Une bonne gestion des sources nécessite quelques précisions supplémentaires :

• CALN La cote (*) ; numéro qui sert à identifier une pièce dans une collection :

(À partir de la fenêtre " SOUR") clic droit sur la ligne REPO, sélectionner "Ajouter une propriété".

Un clic sur "Numéro de répertoire CALN" crée une zone de saisie.

• MEDI Le type de support média utilisé pour cette source :

Clic gauche sur la ligne " CALN"

puis sur "Liste des propriétés Gedcom" vous propose le label " MEDI".

Un clic sur "Ok" crée une zone de saisie associée à un menu déroulant pré-établi.

Si besoin, vous pouvez ajouter des types de support.

(*) La cote : numéro qui sert à identifier une pièce dans une collection.
Les normes de codifications nationales des A.D. ne sont pas toujours respectées. La cote peut être de ce type de format :

 

• DATA Étiquette données.

Vous savez faire, toujours le même principe :

Clic droit sur la 1ère ligne "Liste des propriétés Gedcom", sélectionner "Données".

Si l'option tout en bas "Ajouter les sous-propriétés par défaut" est cochée, vous aurez en prime sa sous-étiquette EVEN.

• Un menu déroulant est associé à EVEN.

Vous pouvez utiliser cette zone à votre gré

Par exemple, pour un registre contenant plusieurs types d'actes.

Choisir, confirmer par "OK".

• À partir de la ligne EVEN, clic droit pour "Ajouter une propriété Gedcom" et

choisir " DATE " et " PLAC ".

Toujours "OK" pour confirmer.

Il ne vous reste plus qu'à compléter les zones de saisie.

On peut ajouter autant de sous-étiquettes que nécessaire.

• Et pour finir n'oubliez pas d'enregistrer vos informations,

Astuce : Pour sélectionner deux étiquettes à la fois, mainez la touche "Ctrl" enfoncée et cliquez gauche sur chaque ligne.

Votre éditeur doit maintenant ressembler à ça : L'ordre des étiquettes peut être différent.

   @S1@ SOUR
     AUTH Archives Départementales du Cantal
     TITL Site Internet Arch. Dép. Cantal - Allanche - 1850-1859 - Naissances
     DATA
       EVEN BIRT
         DATE 1850-1859
         PLAC ,Allanche,15160,Cantal,Auvergne, France
     REPO Archives Départementales du Cantal (R1)
       CALN AD2E047/10
         MEDI electronic
     CHAN 2 Fév 2009, 13:06:24