Saisir un acte

Vous allez récupérer des actes qu'il vous faudra saisir dans Ancestris.

Chaque acte trouvé enrichira votre généalogie d'individus, d'événements, de sources ou de notes.

Cette page vous aidera à savoir comment saisir un acte en utilisant les sources et les dépôts.

Importance de documenter vos sources

Les informations qui sont à la base de toute généalogie peuvent être le résultat :

• de recherches personnelles (état-civil, notaires, cimetières, archives diverses...),
• de partage avec d'autres généalogistes,
• de recueil d'informations orales,
• d'étude de documents de famille, etc.

Quelle qu’en soit l'origine, tout bon généalogiste se doit d'afficher ses sources : il n'existe pas de bonne généalogie sans sources. Par ailleurs, toute source doit pouvoir se rattacher à un dépôt.

Avant de créer les individus concernés par l'acte trouvé, il est donc judicieux de commencer par créer et documenter sa source.

Si la création d'un individu est plutôt intuitive avec les éditeurs Ancestris, il nous paraît utile de vous dire ce qui suit quant aux sources et aux dépôts.

Sources et Dépôts

Une source est un document matériel original contenant une information saisie dans une généalogie (un registre paroissial, une table décennale, un livret de famille, une pierre tombale, etc.)

Un dépôt est le lieu de stockage physique, le site géographique, contenant ledit document (mairie, Archives départementales, cimetière, adresse personnelle, etc.)

Dans Ancestris et dans la norme Gedcom, les entités source et dépôt sont nécessairement liées par un rapport d'inclusion. En effet, un dépôt peut contenir plusieurs sources, mais une source ne peut faire référence qu'à un seul dépôt : en d'autres termes, la source est contenue dans le dépôt.

Or, lors de la création d'une source, il est nécessaire d'indiquer son dépôt : par conséquent, il est plus logique et plus efficient de créer le dépôt avant de créer la source. Dans le même ordre d'idées, il semble préférable de créer la source avant de créer les entités individus et familles qui vont y faire référence.

Entité ou Propriété 

La découverte d'un nouvel acte donnera vraisemblablement lieu à la création d'une source, et éventuellement d'un dépôt si celui où se trouve cet acte n'existe pas déjà dans votre généalogie.

Il y a deux possibilité pour créer une source : en tant qu'entité, ou bien en tant que propriété de l'individu concerné. Voir les pages correspondantes.

Si cette source vous servira à plusieurs individus, familles ou entités, il est plus judicieux de la saisir en tant qu'entité, afin d'en faire une information partagée. Si vous êtes sûr que l'acte ne vous servira que pour un seul individu, vous pouvez la saisir comme une propriété.

Pour le dépôt la création d'une entité dépôt (lieu de stockage) est nécessaire dans tous les cas.

Création du Dépôt

Création d'un dépôt ou lieu de stockage

• Clic droit dans un endroit quelconque de la Table des entités, de l'Arbre dynamique ou d'un éditeur.
• Sélectionner "Ajout Propriété ou Entité Globale",
• Puis dans le sous-menu, "Créer un lieu de stockage".

S'ouvre la fenêtre "Créer un lieu de stockage"

• Cliquer sur "Exécuter et créer un lieu de stockage".

Cette fenêtre affiche un certain nombre d'étiquettes par défaut (tag Gedcom). Vous pouvez les modifier, pour les adapter à vos éléments d'information.

Vous allez donc gérer les étiquettes ou tags.

Gestion des tags

Voici les manipulations principales sur les tags Gedcom dans l'éditeur Gedcom.

Ajout d'une étiquette : Un clic droit

sur la 1ère ligne (1)

"@Rx@ REPO" ou

sur certaines étiquettes donne accès à deux commandes d'ajout de Tag.

"Ajouter une propriété" :

Vous proposera des sous-étiquettes parmi les étiquettes déjà utilisées à ce niveau.

"Liste des propriétés Gedcom" :

Vous permet de choisir parmi des labels pré-établis. La "Liste des propriétés Gedcom" propose les étiquettes pouvant être utilisées dans le respect de la grammaire Gedcom, selon la cible pointée. l'option tout en bas "Ajouter les sous-propriétés par défaut" doit être cochée. Cliquer sur OK pour confirmer.

Suppression d'une étiquette :

Clic droit sur la ligne, puis dans le menu cliquer sur "Couper"par exemple, pour supprimer STAE, inutilisé en France.

Un lieu de dépôt est maintenant créé, il pourra être réutilisé pour l'ensemble de votre généalogie. Désormais, il apparaîtra dans le menu déroulant qui s'ouvrira lors des prochaines créations de "Lieux de stockage".
Les lieux de stockage sont listés dans l'Explorateur Gedcom et dans la Table des entités, d'où ils peuvent être extraits pour être modifiés (orthographe, par exemple).

Création de la Source

• Clic droit dans un endroit quelconque de la Table des entités, de l'Arbre dynamique ou d'un éditeur.
• Sélectionner "Ajout Propriété ou Entité Globale",
• puis dans le sous-menu, "Créer un(e) (des) Source".

S'ouvre la fenêtre "Créer un(e) (des) Source"

• Cliquer sur "Exécuter et créer un lieu de stockage".

• L'éditeur Gedcom affiche une arborescence à compléter avec vos éléments d'information.

Dans l'exemple ci-après, nous avons rempli les champs avec des données.

Vous pouvez modifier les étiquettes sur le même principe que pour REPO : Ajout et suppression de tags.

• Petite explication de texte (2)

AUTH Auteur : comprendre "Dépositaire ou Créateur du document".

TITL Titre : utilisé, ici, comme "Intitulé du document".

• Il reste à localiser la source, c'est-à-dire créer un lien avec un lieu de stockage.

- Clic droit sur la 1ère ligne "@Sx@ SOUR " (1),

- descendre sur Source Ajout Propriété ou Entité Globale

- Dans le sous-menu, sélectionner "Créer un(e) (des) lieu de stockage".

- confirmer par "Exécuter et Créer un Lieu de Stockage"

Une nouvelle ligne est créée dans la fenêtre de l'éditeur Gedcom (3) "@Rx@ REPO …".

Une source est maintenant créée. Elle pourra être réutilisée pour l'ensemble de votre généalogie. Désormais, elle apparaîtra dans le menu déroulant qui s'ouvrira lors des prochaines créations de "Source(s)".

Les différentes utilisations d'une source sont récapitulées en fin d'entité (4).

(ou ou , etc) Lié(e) par … … … (personne, note, individu particulier, etc. utilisant cette source)

Les Sources sont listées dans l'Explorateur Gedcom et dans la Table des entités, d'où elles peuvent être affichées pour être modifiées (orthographe, par exemple).

 

Contenu

Une bonne gestion des sources nécessite quelques précisions supplémentaires :

• CALN La cote (*) ; numéro qui sert à identifier une pièce dans une collection :

(À partir de la fenêtre " SOUR") clic droit sur la ligne REPO, sélectionner "Ajouter une propriété".

Un clic sur "Numéro de répertoire CALN" crée une zone de saisie.

• MEDI Le type de support média utilisé pour cette source :

Clic gauche sur la ligne " CALN"

puis sur "Liste des propriétés Gedcom" vous propose le label " MEDI".

Un clic sur "Ok" crée une zone de saisie associée à un menu déroulant pré-établi.

Si besoin, vous pouvez ajouter des types de support.

(*) La cote : numéro qui sert à identifier une pièce dans une collection.
Les normes de codifications nationales des A.D. ne sont pas toujours respectées. La cote peut être de ce type de format :

 

• DATA Étiquette données.

Vous savez faire, toujours le même principe :

Clic droit sur la 1ère ligne "Liste des propriétés Gedcom", sélectionner "Données".

Si l'option tout en bas "Ajouter les sous-propriétés par défaut" est cochée, vous aurez en prime sa sous-étiquette EVEN.

• Un menu déroulant est associé à EVEN.

Vous pouvez utiliser cette zone à votre gré

Par exemple, pour un registre contenant plusieurs types d'actes.

Choisir, confirmer par "OK".

• À partir de la ligne EVEN, clic droit pour "Ajouter une propriété Gedcom" et

choisir " DATE " et " PLAC ".

Toujours "OK" pour confirmer.

Il ne vous reste plus qu'à compléter les zones de saisie.

On peut ajouter autant de sous-étiquettes que nécessaire.

• Et pour finir n'oubliez pas d'enregistrer vos informations,

Astuce : Pour sélectionner deux étiquettes à la fois, mainez la touche "Ctrl" enfoncée et cliquez gauche sur chaque ligne.

Votre éditeur doit maintenant ressembler à ça : L'ordre des étiquettes peut être différent.

   @S1@ SOUR
     AUTH Archives Départementales du Cantal
     TITL Site Internet Arch. Dép. Cantal - Allanche - 1850-1859 - Naissances
     DATA
       EVEN BIRT
         DATE 1850-1859
         PLAC ,Allanche,15160,Cantal,Auvergne, France
     REPO Archives Départementales du Cantal (R1)
       CALN AD2E047/10
         MEDI electronic
     CHAN 2 Fév 2009, 13:06:24