Gedeelde informatie in Gedcom en Ancestris

Sommige stukjes informatie die in een stamboom zijn verzameld, kunnen ofwel specifiek zijn voor een individu, ofwel deze informatie kan worden gedeeld door meerdere individuen of meerdere families van die stamboom. Bijvoorbeeld een familiefoto hoort bij diverse familieleden, een portretfoto maar bij eentje.

Een stamboom bevat heel veel informatie en het meeste daarvan zult u willen hergebruiken.

Als u informatie wilt hergebruiken raden we ten zeerste aan om deze in eerste instantie op te slaan als losse entiteit, en niet als een eigenschap (property), dus niet als onderdeel van een andere entiteit. Op die manier is de informatie herbruikbaar!

Dit is het geval voor alle Notes, alle Sources (bronnen), alle Repositories (Archieven) en alle Multimedia Elements.

Een uitgebreide uitleg van de verschillende entiteiten, welke er zijn en wat voor gegevens ze bevatten, vind u op de speciale entiteiten-pagina.

Andere informatie in Ancestris kunt u vaak op een transparante manier hergebruiken. Dit zijn bijvoorbeeld beroeps omschrijvingen, gebeurtenis omschrijvingen, omschrijvingen van een diploma enzovoorts. Algemeen gesteld zijn het dus de korte labels die iets beschrijven.

Het principe van informatie aanmaken

Het principe om informatie aan te maken in Ancestris, is het volgende: Vraag uzelf steeds af of de informatie die u wilt invoeren, waarschijnlijk opnieuw zal worden hergebruikt door andere personen dan degene waaraan u nu bezig bent, of aan andere entiteiten in het algemeen.

Aanmaken van gedeelde informatie

Als de informatie hoogstwaarschijnlijk hergebruikt gaat, of kan worden:

1. Maak de entiteit eerst aan als "losse", op zichzelf staande entiteit
2. Koppel deze losstaande entiteit vervolgens aan de andere entiteit die deze losstaande entiteit zal gaan gebruiken. 

In bepaalde gevallen is het duidelijk dat een entiteit zal worden hergebruikt, zoals bijvoorbeeld bij een archief (Repository).

In andere gevallen is de keus niet altijd meteen duidelijk zoals bijvoorbeeld bij een notitie (Note).

Entiteiten die gedeelde informatie gebruiken

Een ander voordeel van het gebruik van gedeelde entiteiten is, wanneer u wilt weten, welke entiteiten nu precies welke informatie gebruiken. Hiervoor gebruikt u de entiteiten lijst. U selecteert hier de gedeelde entiteit en kunt dan in een hieraan gekoppelde sub-lijst zien, welke andere entiteiten deze zelfde informatie gebruiken. U selecteert bijvoorbeeld een notitie en kunt dan precies zien waar deze notitie wordt gebruikt.

Omgekeerd kunt u zo ook zien of een bepaalde gedeelde entiteit eigenlijk nog wel ergens gebruikt wordt.

Voorbeelden

Repository voorbeeld:

Tijdens uw genealogisch onderzoek vindt u waarschijnlijk meerdere documenten die afkomstig zijn uit hetzelfde Archief (Repository).

U maakt dit archief natuurlijk slechts éénmaal aan, zodat u al uw gevonden bronnen (Sources) uit dit archief, ook hiernaartoe kunt verwijzen. En van dit archief noteert u dan alle gegevens (Properties) zoals naam, adres, telefoon, website enzovoorts.

Elk van deze bronnen die uit dit archief afkomstig is, laat u dan naar dit zelfde archief verwijzen.

Dit archief kan ook een regionaal archief zijn, een gemeentehuis, een website of een begraafplaats bijvoorbeeld.

Hier een voorbeeld van 3 sources uit hetzelfde archief:

Voorbeeld van een familie boekje

Stel u ontdekt een familie boekje waarin 3 kinderen staan vermeld, en u schrijft ook een notitie waarin u uw onderzoek uitlegt, dan heeft u een schema wat er zo uitzien:

De 3 kinderen (personen) vertegenwoordigen de broers en zussen. Hun geboortes (dopen) zijn afkomstig uit het familieboek zelf, dat is de bron (Source). En dat familieboek is weer afkomstig uit een archief (Repository).

Het verhaal (de Note of notitie) is van uzelf, ter ondersteuning van het onderzoek of van de observaties over deze 3 geboortes (dopen).

U ziet in dit schema dat de bron (Source), in dit geval het familieboekje, gekoppeld is aan de doop van elk kind, dus niet aan het kind (persoon) zelf. Dit is nauwkeuriger. De doop is immers een Property (eigenschap) van elk kind.

In dit voorbeeld gaan we er van uit dat de notitie (het verhaal of de Note), alleen gaat over de geboortes (dopen) zelf. En niet over het leven van elk kind in bredere zin. Want als het over meer gaat dan alleen de doop, dan is het beter om de Note (de notitie of het verhaal) te koppelen aan elk kind zelf en niet aan de Property "geboorte of doop" van elk kind.

Voorbeeld van een Note (notitie)

Een notitie (Note) moet een gedeelde notitie zijn, als de inhoud ervan betrekking heeft op meerdere entiteiten (individuen) tegelijkertijd. Zoals dit het geval was in het vorige voorbeeld.

Aan de andere kant, stel dat u een notitie (Note) heeft, die commentaar geeft, of omstandigheden specifieert, die alleen betrekking hebben op één enkele persoon in het bijzonder. In dat geval moet deze Note bij voorkeur worden ingevoerd als individuele notitie (Note) binnen de entiteit, en niet leiden tot de aanmaak van een aparte, globale, Note-Entiteit. (Note Entity)

Dit is bijvoorbeeld het geval bij gegevens over een geboorte (de lengte en het gewicht van het kind, het feit dat de persoon in het huis van zijn of haar ouders is geboren, enz.). Deze gegevens zullen altijd alleen betrekking hebben op de geboorte van de persoon in kwestie en het is efficiënter om deze informatie direct op geboorteniveau in te voeren als een individuele notitie (Note).

Voorbeeld van een plaats

De eerste keer dat een plaats wordt gemaakt, verschijnt deze op de plek waar deze het eerst wordt gebruikt. Ancestris staat niet toe dat je het in een Place-entiteit plaatst, zelfs als je denkt dat je het later misschien opnieuw moet gebruiken. Dit komt doordat de Gedcom-standaard plaatsen niet als entiteiten definieert.

Dit is geen probleem, Ancestris beheert de lijst van plaatsen voor u en is van mening dat elke plaats hergebruikt kan worden.

U moet echter voorzichtig zijn wanneer u een plaats aanmaakt: het is aan u om te controleren of deze nog niet bestaat, om te voorkomen dat u een duplicaat maakt. Een duplicaat van een plaats is op zich niet vervelend, maar wordt het wel als u bijvoorbeeld één van de twee corrigeert terwijl u denkt dat ze allemaal gecorrigeerd worden.

Om te voorkomen dat er een duplicaat wordt aangemaakt bij het invoeren van een plaats, laat Ancestris automatisch alle plaatsen zien, die in uw stamboom zijn gevonden en die de ingevoerde tekst bevatten.

Dankzij de weergave plaatsenlijst is het ook mogelijk plaatsen samen te voegen die per vergissing twee keer zijn ingevoerd.

Uitvoering

Aanmaken (invoeren)

Het aanmaken van Notes (notities), Sources (bronnen), Repositories (archieven) en Multimedia Elementen gebeurt via het Ancestris-contextmenu of via de menubalk, of automatisch vanuit de Cygnus-editor of handmatig vanuit de Aries-editor.

====================================================================================

Steps

Creation

The creation of Notes, Sources, Repositories, and Multimedia Elements is done either via the Context Menu of Ancestris, or via the menu bar, or automatically from the Cygnus editor or manually from the Aries editor.

The creation of places is done by entering a place directly in the editors, or in the Places editor.

Link

The link to an existing Note, Source, Repository, or Multimedia Elements is done via the Context Menu of Ancestris or via the Editors.

The link to an existing place is done as when it was created: when entering a place directly in the editors, or in the Places editor.

Usage

To find out the list of entities using a particular Note, Source, Repository or Multimedia Element, all you have to do is select it from the table of entities for example, and view it in the Gedcom Editor.

You will then see all the entities using this information as linked properties.

Here is an example of source S5 that we have selected in the table of entities. If we look at the Gedcom Editor, we see the following:

This source S5 is used by four other entities of the genealogy: the note N2 on the assassination by Ravaillac, the name of the individual I29 Robert Capet, the death of Louis IX, and the name of Marguerite de Provence.

In the case of a Place, the easiest way to find out in which events it is used, is to go to the List of Places and select it. Events are listed by expanding the flap in the list. See the List of Places for more details.

B-A BA

There is an educational B-A-BA on shared information in PDF format. It is written in French.

It corresponds to version 9 of Ancestris but most of it is still relevant.

It tells you in detail how to create and use each of the shared entities presented above.

You can download it here.