**Een bron** (Source) is dus een originele transcriptie op een medium, waarmee informatie die in een genealogie is ingevoerd, kan worden verantwoord. Bijvoorbeeld een parochieregister, een tienjarentafel, een akte van de burgerlijke stand, een akte van een parochieregister, een familieboek, een grafsteen, een video, een audiobestand.
Bovendien moet elke bron aan een archief (Repository) worden gekoppeld.**Een repository (Archief)** is de plaats van de fysieke of elektronische opslag, de geografische locatie, die het oorspronkelijke medium (de bron of Source) bevat. Dit kan zijn een gemeentehuis, departementale archieven, begraafplaats, adres van het gebouw, enz.) of het is de website (van de provinciale archieven van een bepaalde regio of plaats).
## Hoe moeten bronnen en archieven in Ancestris worden georganiseerd. **Onthoud:** ##### Een bron (**Source**) is opgeborgen in een archief (**Repository**). In Ancestris en in de Gedcom-specificatie zijn **Source**-entiteiten (bronnen) opgenomen in **Repository**-entiteiten (archieven). Wanneer de bron wordt ingevoerd, wordt tegelijk de repository ingevoerd. De repository moet dus op dat moment al bestaan. Daarom is het logischer om de repository aan te maken vóórdat u de bron aanmaakt. Deze verwijzing naar de repository is echter optioneel. Daarom kunnen we de bron en de repository dus aanmaken op het moment dat we die nodig hebben tijdens het maken van de bron, of later. Met de editors van Ancestris kunt u de entiteiten dus in de door u gewenste volgorde invoeren. Maar in de praktijk, namelijk in uw onderzoek en bij de volgorde waarin u uw gegevens invoert, is het gebruikelijker, om de repositories vóór de sources (bronnen) in te voeren, vooral omdat dezelfde repository door verschillende bronnen zal worden gebruikt. ## Waar bewaart u de bron en het archief? Al is het aanmaken van een persoon redelijk rechttoe rechtaan, en wel via de entiteit "**Persoon**", voor het aanmaken van zowel de bron als het archief heeft u een keuze. Hier zijn de beschikbare mogelijkheden om gegevens in het Gedcom bestand, en dus ook in Ancestris, in te vullen: [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/nl-document-sources.png) 1. **De gegevens worden ingevuld binnen een Bron property**, deze bron-property is een property van een bepaalde gebeurtenis, en die gebeurtenis hoort bij een bepaalde persoon (individu). De gegevens die op deze manier zijn ingevuld, zijn dan niet te delen. Een andere gebeurtenis kan hiernaar dus niet verwijzen. De 3 puntjes geven aan, dat er voor deze gebeurtenis meerdere van dergelijke properties kunnen zijn. Elk van deze bron-properties bevat dan de volgende informatie: - Een **link naar een Source entity**. Deze link heeft dan de volgende kenmerken: - De **pagina** binnen deze bron (Source) - Tag: **`PAGE`** - De **kwaliteit van de bron**, op een schaal van 0 tot 3 - Tag: **`QUAY`** - 0 = Onbetrouwbaar, of afkomstig van schatting - 1 = Subjectief (interviews, mondelinge verklaringen, mogelijke vooringenomenheid, autobiografisch) - 2 = Bron uit de tweede hand, officiële gegevens gerapporteerd na een gebeurtenis. - 3 = Directe en officiële bron van de gebeurtenis. - De **transcriptie** of de tekst van de bron - Tag `DATA `met de subtag **`TEXT`** - Links naar **multimedia** bestanden - Tag **`OBJE`** - Het **type gebeurtenis** dat in de bron wordt genoemd. (Dit kan verschillen van de gebeurtenis van de persoon waaraan het is gekoppeld.) - Tag **`EVEN`** 2. **De gegevens worden ingevuld binnen een Bron entity (Source)**. Dit s een gegeven dat wel gedeeld kan worden, en het kan de volgende gegevens bevatten: - De **Soure (bron) titel**, zowel met een lange als met een korte beschrijving. - Respectievelijk met de tags **`TITL`** en **`ABBR`**. - De **transcriptie** van de tekst van de Source (bron) - Tag: **`TEXT`** - Links naar de **multimedia files** - Tag **`OBJE`** - Links naar de **Repositories (archieven)** waar de Source (bron) kan worden gevonden. - Tag: **`REPO`**. - Hierbij is er voor elke Repository, een **referentie in die repository** met de bijbehorende **index**. (er kunnen er meerdere zijn) - Tag: **`CALN`** - En voor elke referentie ook nog het **type media ondersteuning** van de bron ( audio, boek, kaart, elektronisch, formulier, film, tijdschrift, manuscript, krant, foto, graf, video) - Tag: **`MEDI`** - De **types van de gebeurtenissen** zoals aangegeven door de bron, met van elk type tegelijk de locatie ervan en de tijdsperiode. - Tag: **`DATA/EVEN/DATE`** and **`DATA/EVEN/PLAC`** - De **Verantwoordelijke Agent** - Tag: **`DATA/AGNC`** - De **Auteur** die de bron gemaakt heeft - Tag: **`AUTH`** - En de **Publicatie Informatie** (wanneer en waar) - Tag: **`PUBL`**. 3. **De gegevens worden ingevuld binnen de Repository entiteit (archief).** Dit is een gegeven wat gedeeld kan worden, en het kan de volgende informatie bevatten: - De **Naam** van de Repository. - Tag: **`NAME`**. - Het **fysieke adres** van de Repository - Tag: **`ADDR`**. - Het **Internet adres** - Tag: **`WWW`**. - Een **contact nummer** (Telefoon, Email, Fax) - Tag: **`PHON`**, **`EMAIL`**, **`FAX`**. We raden aan om op de volgende efficiënte manier te werk te gaan, namelijk om de informatie op te slaan als gedeelde gegevens als deze voor meerdere gebeurtenissen kan worden gebruikt, of als niet-gedeelde gegevens als deze slechts voor één enkele gebeurtenis kan worden gebruikt, ofwel voor de gebeurtenis van één individu, ofwel voor de gebeurtenis van één familie. Zie de pagina [Gedeelde informatie](https://docs.ancestris.org/books/gebruikershandleiding/page/gedeelde-informatie-in-gedcom-en-ancestris "Gedeelde informatie in Gedcom en Ancestris") voor meer details. Voor de bron is het des te relevanter omdat het vaak een lange tekst bevat die dan telkens moet worden getranscribeerd. Meerdere keren invoeren is dan niet aan de orde. Bovendien zou dan deze (zelfde) tekst op twee verschillende plaatsen worden opgeslagen, vandaar dat er een keuze moet worden gemaakt. > ##### Onze eerste vraag is nu dus: Waar vullen we een huwelijksakte in, met de tekst van de transcriptie? Het efficiëntieprincipe vertelt ons dat het veiliger is om een huwelijksakte in te voeren in een **bron *entiteit (entity)*** in plaats van in een **bron *eigenschap (property)***. Een huwelijksakte kan een bron van informatie zijn over verschillende gebeurtenissen. Dat van het huwelijk van de echtgenoten natuurlijk, maar het informeert ons ook vaak over het bestaan van andere individuen, mogelijk zelfs met hun naam, geboortedatum en -plaats. De afwezigheid van een ouder van een van de echtgenoten kan ons ook aanwijzingen geven over hun vermoedelijke overlijdensdatum. Er zijn dus voordelen aan het invoeren van een huwelijksakte in een gedeelde bron, dus in een **Bron *entiteit,*** en wel de volgende: - De gedeelde bron en de bijbehorende tekst worden slechts éénmaal ingevoerd - De gedeelde bron kan later worden gelinked aan elke andere genealogiegebeurtenis - De gedeelde bron is rechtstreeks toegankelijk vanuit de tabel met entiteiten > ##### En de volgende vraag is: maar waar voer je dan het archief (repository) in waar het certificaat (de huwelijksakte) zich bevind? Volgens de Gedcom-standaard wordt het archief (repository) ingevoerd binnen een bron en is de huwelijksakte een pagina van het archief, waarbij dat archief zich op een natuurlijke manier in een broneigenschap registreert. Maar dan werkt ons principe van gedeelde informatie niet meer. Bovendien moedigt de Gedcom specificatie ons aan om een begraafplaats te definiëren als een archief en een graf als een bronentiteit. Als een begraafplaats een bewaarplaats (archief) is, waarom zou een register (bv een kerkboek) dan niet óók een depository zijn? Dat maakt het er niet eenvoudiger op, want in het echte leven zijn de informatiebronnen ook niet zomaar op 2 gedeelde informatie niveaus gerangschikt. ##### Mogelijke keuzes: Hier zijn wat mogelijke oplossingen uit de praktijk voor het bovenstaande voorbeeld. Maar er zijn natuurlijk ook andere oplossingen mogelijk:| **Individu** | **Source (Bron)** | **Repository** | ||||
| **Source property** | ||||||
| **Gebeur-tenis** | **Blz/** **Kwaliteit** | **Tekst/Media** | **Titel** | **Tekst/Media** | **Ref repository / Media support** | |
| **Huwelijk 1** | -/**3** | - | Huwelijks certificaat | **Tekst** **+ Media** | Deel 3AB12- **Doop, Trouw, Begraaf Register van 1787**-nb12 **p219**/ Manuscript | Nationaal Archief van Boston |
| **Huwelijk 2** | **p.219**/**3** | **Tekst** **(Huwelijk van ...)** **+ Media** | **Doop, Trouw, Begraaf Register van 1787** | - | Deel 3AB12/ Manuscript | Nationaal Archief van Boston |
Hoe moet u nu beslissen? Door te kijken hoeveel gebeurtenissen u gemiddeld aan dezelfde akte kunt koppelen, en hoeveel aktes u in hetzelfde register denkt te hebben.
Hoe dichter die verhouding bij 1 ligt, hoe meer dingen er op dezelfde plaats moeten worden opgeslagen, en hoe groter de verhouding, hoe meer ze moeten worden gescheiden. - als u denkt dat u veel gebeurtenissen heeft die horen bij dezelfde akte (Source), moet u de akte van de gebeurtenis scheiden, anders besteedt u uw tijd aan het vele malen opnieuw invoeren van dezelfde akte. - als u denkt dat u veel akten in hetzelfde register heeft, is het des te belangrijker om het register van de akten te scheiden. Het kan in dit geval ook interessant zijn om het register samen te voegen met de repository, maar het hangt er helemaal van af of u veel registers heeft voor dezelfde repository. (Register is hier dan bv het doopboek, of het huwellijksregister) Onze aanbeveling is om de voorkeur te geven aan informatie die wordt gedeeld op het niveau van de aktes, dus keuze 1. Dit is wat de Cygnus editor doet. Met de andere twee editors kunt u alle gewenste keuzes maken. Algemeen gesteld vindt u het misschien handig om dit type overzichtstabel te maken voor alle soorten bronnen en repositories die u tegenkomt. ## Koppel een bron aan een Repository (archief) Zoals we hierboven al aangaven, kunnen we een Bron (Source) aanmaken en daarna een Archief (Repository), of andersom. Het aanmaken van entiteiten wordt hier niet beschreven. Dit kan gedaan worden vanuit de 3 editors, via het [context menu van Ancestris](https://docs.ancestris.org/books/gebruikershandleiding/page/28-context-menu "context menu van Ancestris") en vanuit de Aries knoppen balk (Zie hierna). Voorbeelden van het aanmaken van een Repository (archief) vanuit het context menu van een bepaalde entity : **1e voorbeeld:** [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/nl-create-repository.png) Een rechts klik op een entity geeft een popup context menu. Hier kunt u kiezen voor "**Een globale entiteit aanmaken**", en daarna voor "**Een archief aanmaken**" (Repository) **2e voorbeeld:** Aanmaken van een Repository vanuit de button bar van Aries in de buttonbalk aan de bovenkant van het scherm. (alleen zichtbaar indien geactiveerd. Zie bij de [werkbalk van Ancestris](https://docs.ancestris.org/books/gebruikershandleiding/page/32-gereedschaps-balk-toolbar "werkbalk van Ancestris")) : [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/nl-create-by-aries-button-bar.png) Het allerbelangrijkste is de verbinding tussen de twee (Bron en Archief). Er zijn verschillende mogelijkheden, afhankelijk van de editor die gebruikt wordt. ### Bij gebruik van de Cygnus editor Wanneer u een bron bewerkt met de Cygnus editor, klikt u op de knop Repository rechtsonder (hier geel). Deze knop is alleen beschikbaar als er daadwerkelijk een bron wordt bewerkt. [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/nl-create-repository-cygnus.png) Als u op deze knop klikt, wordt het volgende venster geopend waarin u een reeds bestaande repository kunt kiezen, of u kunt daar een nieuwe aanmaken door de "bron" "**Nieuw archief**" te kiezen. [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/Q16nl-edit-repository.png) In dit venster wordt de gedetailleerde inhoud van de repository die aan de rechterkant is geselecteerd, bovenaan de linkerkant weergegeven (**in geel**). Het deel in het midden (**groen**) is de lijst met gebruikte bronnen waarnaar wordt verwezen door deze repository. (hier maar 1) De gegevens onderaan **(lila**) tonen de referenties, in de repository, van de bron die wordt bewerkt, dat wil zeggen degene van waaruit we net daarvoor hebben geklikt (Hier dus: "**Family History Library ......**"). In deze editor kun je maar één referentie plaatsen. ### Bij gebruik van de Aries editor Als u in de Aries editor een bron aan het bewerken bent, hetzij rechtstreeks vanuit een bronentiteit of vanuit een gebeurtenisbron, klik dan eerst op het tabblad "**Archief**" (Repository) en klik vervolgens op een van de twee gemarkeerde knoppen. [Situatie START. Nog geen archief toegevoegd.](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/WwPnl-create-repository-aries.png) Uitgaande van deze Start situatie, kiest u de knop **Koppelen**, dan verschijnt er een lijst met repositories, u hoeft er alleen maar een te kiezen. [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/Ejfnl-create-repository-aries-choose.png) Nadat u gekozen heeft, klikt u op OK dan ziet u: [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/5Wpnl-create-repository-aries-choose2.png) Het archief is toegevoegd, nu kunt u de verwijzing van de bron naar de plek in het archief invullen, hiertoe klikt u op de groene plus: [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/nl-create-repository-aries-choose3.png) U kunt nu het index/referentie nummer invullen, waaronder het register in het betreffende archief is ondergebracht. Na klikken op OK ziet u: [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/nl-create-repository-aries-choose4.png) We gaan weer opnieuw uit van de **START situatie** zoals hierboven genoemd. Dus nog zonder toegevoegd Archief (repository) .Wilt u dan een **nieuwe repository** toevoegen (in plaats van er een te kiezen) dan klikt u op de plus. Dan, verschijnt het **Archief** venster: [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/nl-create-repository-aries-add.png) U vult de gegevens in, zoals hierboven als voorbeeld, en klikt dan op OK. [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/nl-create-repository-aries-add2.png) U ziet dat in de Entiteiten tabel de regel voor deze Source (bron) ook is aangepast. [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/nl-create-repository-aries-add3.png) De **Archief regel** in Aries zelf is ook aangepast. Ook hier kunt u nu het index/referentie nummer aanpassen zoals hiervoor beschreven. ### Bij gebruik van de Gedcom Editor Selecteer de gewenste Source entity in de Gedcom editor, bijvoorbeeld via de juiste regel in de entiteiten-tab van de sources (bronnen). De naam van de bron "**S00001 - .....**" staat dan bovenaan in het Gedcom editor venster. Doe daar een rechtsklik op de regel met **SOUR**, zoals hieronder, kies dan de regel met "**Media, een notitie, een bron enz. toevoegen**" en daarna "**Een archief toevoegen**". [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/bi6nl-create-repository-gedcom.png) U krijgt dan het scherm "**Een archief toevoegen**". In dit scherm kunt u een nieuwe repository aanmaken, of eentje kiezen uit de lijst.[](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/g6Anl-create-repository-gedcom-new.png) Wij kiezen hier voor het aanmaken van een nieuwe repository. U ziet dat deze repository (archief) met de naam "**R002 - ?**" nu in de Gedcom editor staat. U kunt van deze repository nu de diverse regels (properties) zien. Deze regels hebben nu nog een oranje waarschuwing, omdat u deze nog van de juiste informatie moet voorzien. [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/jPhnl-create-repository-gedcom-description.png) Nadat u alles heeft ingevuld ziet de Repository R002 er bijvoorbeeld zo uit: [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/s8Dnl-create-repository-gedcom-description2.png) Op dit moment staat dus nog de nieuwe repository in het Gedcom editor scherm. Nu gaan we terug naar de vorige entry in de Gedcom editor (dat was de source/bron waar we van zijn uitgegaan). Teruggaan doen we via de groene pijlknoppen zoals in het volgende screenshot. [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/QFFnl-create-repository-gedcom-description3.png) Klik op de groene pijl naar links. We keren dan terug naar de Source entity waar we mee begonnen. U ziet dat hier nu een Repository bij is ingevuld. [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/nl-create-repository-gedcom-description4.png) In de **TEXT** Tag van de Source Entity (de bron) staat aangegeven **op welke bladzijde** van het register de betreffende bron staat. Dus het bladzijde nummer in het boek zelf. Maar nu moeten we nog aangeven **WAAR het boek in het Archief te vinden is**. Stel dat het register bijvoorbeeld een Doop, Trouw, Begraafregister van een bepaald jaar is. Dat is dus het register waar de bron zelf instaat, Dit gaat als volgt, we doen een **rechtsklik op de regel met REPO**, en kiezen dan "**Label direct toevoegen**' en daarna "**Oproepnummer CALN**". Deze **CALN** (Callnumber) is een Gedcom tag die aangeeft wat het Archiefnummer / Inventaris nummer is van het betreffende register (boek). [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/yNWnl-create-repository-gedcom-caln.png) U vult dit nummer in en doet dan een rechtsklik op de regel met CALN en daar voegt u MEDI (het medium, in dit geval een boek) toe. Het resultaat ziet er dan bijvoorbeeld zo uit: [](https://docs.ancestris.org/uploads/images/gallery/2023-02/o2Nnl-create-repository-gedcom-caln2.png) U heeft misschien de verschillen in efficiëntie en transparantie van de respectieve editors opgemerkt. U kiest voor uzelf op welke manier u het handigste kunt werken.